Kísérőlevél formázása 2024-ban: példák és tippek

Előfordulhat, hogy ez lesz a legfontosabb levél egész életében. Gondosan összeállított és megfogalmazott kísérőlevele az egész életét meghatározó álláshoz juttathatja, amivel aztán házat vásárolhat és fizetheti gyermekei tanulmányait. Még kérdés, hogy fontos-e a kísérőlevél formátuma? 

Ön ismeri az ágazatot, ahol dolgozik, pontosan ismeri készségeit és az embereket, akikkel dolgozni szeretne. Most már mindössze egy egyoldalas levelet kell megírnia. Minden álomálláshoz egy kiemelkedő önéletrajz és egy ragyogó kísérőlevél vezet.

Viszont foglalkozástól függetlenül egy lángelme és egy vasutas egyaránt megtapasztalhatja milyen, ha egyáltalán semmi nem jut az ember eszébe. Csak ül az üres papír előtt és ez az egyszerű feladat sem sikerül. És ez VALÓBAN egyszerű feladat, bár ettől még nem könnyű. 

Tulajdonképpen a meggyőző írás egy formája - egy olyan ellenálhatatlan egyoldalas levelet kell megfogalmazni, amivel megszerezheti új állását. Egy levelet, ami megváltoztathatja az egész életét. Szóval, milyen alapvető elemek szükségesek az eredményes álláshirdetéshez? Milyen a kísérőlevél megfelelő formátuma? Hogyan kezdjünk el és zárjunk le egy kísérőlevelet? Mit keresnek a munkáltatók egy kísérőlevélben?

Az alábbiakban a kísérőlevél formázására, megfogalmazására és megtervezésére vonatkozó legjobb 10 tanácsot olvashatja. 

1. Kezdje a kísérőlevelet egy jól megtervezett fejléccel.

A jó kísérőlevél fejléccel kezdődik - ez az elektronikus verziója a hagyományos levél fejlécének. Itt adhatja meg nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét; ezek az adatok egyből a levél tetején jelennek meg. (Előfordul, hogy a postacímet a pályázó nem adja meg, más esetekben feltünteti LinkedIN  vagy egyéb közösségi profiljának linkjét.) 

A fejléc elsődleges célja az alapvető kapcsolattartási információk megjelenítése, így leendő munkáltatója tudja hol veheti fel Önnel a kapcsolatot. 

Viszont a fejlécnek van egy másodlagos célja is, ami éppoly fontos: a levél legfelső részét egy vonzó díszítőelemmel dobhatjuk fel. A fejléc alatti területen csupa feketén szedett szöveg fog következni, ami remélhetőleg érdekes olvasmány, de az egész biztos, hogy látványnak nem túl érdekfeszítő. 

A fejléc alapvető fontossággal bír, mert az oldalon kizárólag itt nyílik lehetősége a valódi dizájnelemek feltüntetésére. Kiválaszthatja a színt, egy kreatív betűtípust és használhat olyan elemeket, amivel megmutathatja stílusát. Ez persze nem jelenti azt, hogy a fejlécnek ízléstelennek és feltűnőnek kell lennie, viszont legyen kellemes látvány. 

Ehhez segítséget nyújthatnak a CVapp.hu oldalán elérhető kísérőlevél formátum példák, melyekből ötleteket meríthet a levél fejlécéhez. 

2. Ragadja meg a HR-vezető figyelmét a kísérőlevél megfelelő üdvözlésével.

Volt idő, mikor még teljesen megfelet egy "Tisztelt Címzett!", "Tisztelt Hölgyem/Uram!" vagy akár még egy "Uraim" is. De ezek az idők elmúltak. 

Mindig próbálja meg a levelet a megfelelő személynek címezni. Ha az álláshirdetés nem tartalmazz a HR-vezető nevét, nézzen utána, keresse meg, akár még a céget is felhívhatja és érdeklődje meg ki a döntéshozó az adott állás kapcsán. (Ügyeljen, hogy még VÉLETLENÜL SE írja el az adott személy nevét, és a megszólítás is legyen megfelelő.)

A pszichológusok szerint az emberek szívesen olvassák saját nevüket, felkapják a fejüket és jobban figyelnek az olvasottakra. Emellett egy konkrét személynek címzett levélre sokkal nagyobb valószínűséggel válaszolnak, mint egy általános megszólítás esetén. Egyes esetekben a HR-vezető, illetve a toborzó nevét szándékosan nem árulják el, és ha így van, válasszon egy általános megszólítást, mint például "Tisztelt HR-vezető!" vagy "Tisztelt (Cég neve) Személyzeti Osztály!".

3. Fogalmazzon meg egy ellenállhatatlan bevezetést.

Kísérőlevele első bekezdését egy állítással kell nyitnia - vázoljon fel egy esetet, amin minden áll vagy bukik. Mutatkozzon be, definiálja az állást, amire jelentkezik, és adjon bepillantást abba, hogy miért Ön a megfelelő jelölt az állásra. Kísérőleve bemutatkozásához a megfelelő hangnemet kell választania - lehet barátságos, lelkes, magabiztos, hozzáértő, de soha ne legyen arrogáns vagy önhitt. A bevezetés ragadja meg az olvasó figyelmét, de a megfelelő okból. 

Mindezek felett a nyitó sorok adjanak pozitív első benyomást és legyen annyira érdekes, hogy érdemes legyen tovább olvasni. 

Íme egy példa egy jól összeállított kísérőlevél bevezetőre:

4. Érveljen a kísérőlevél törzsszövegében.

Kísérőlevele szövegtörzsében egy meggyőző esetet kell felvázolnia, amiből világossá válik: Ön a megfelelő jelölt az állásra. Lehet, hogy egy kicsit fel kell turbóznia a történetet és ez teljesen rendben van, hiszen ha Ön nem reklámozza magát, más egész biztos nem fogja. 

Meséljen egy kicsit munkatapasztalatairól, és osszon meg konkrét eredményeket korábbi munkahelyeiről. Ahol csak lehet említsen meg tényeket és adatokat (számokat, összegeket, százalékértékeket), ezzel támassza alá teljesítményeit és szakmai tapasztalatait. Itt nyílik lehetősége arra, hogy olyan történeteket is megosszon az olvasóval, amit az önéletrajzban nem lehet. 

Gyakran felmerül ez a kérdés: A kísérőlevél tartalmazhat felsorolást? A rövid válasz: igen. Hosszabban kifejtve: használja mértékkel és mindig gondolja át, hogyan befolyásolja a levél megjelenését és mennyire bontja meg a szöveg szerkezetét. Mindenképpen el kell kerülnie, hogy kísérőlevele egy  második önéletrajznak tűnjön. 

Kísérőlevele törzsszövegében említse meg végzettségeit, tanúsítványait és kapcsolódó készségeit. Megemlítheti jövőbeli terveit, különösen, ha azok kapcsolódnak a megpályázott álláshoz. Gondosan tanulmányozza át az álláshirdetést és emelje ki, mennyire megfelel az állás előírásainak. (És amit meg sem kell említenünk: mindig maradjon hű az igazsághoz, mert az álláspályázat ferdítései és a kisebb hazugságai örökre kísérteni fogják.)

A megfogalmazás hangneme szintén fontos. A megfelelő nyelvezet és formalitási szint kiválasztásához alaposan vizsgálja meg a munkáltató weboldalát, a közösségi média fiókokat és minden más fellelhető anyagot. 

Íme egy példa egy jól a kísérőlevél törzsszövegére:

5. Zárja kísérőlevelét egy felszólítással.

A lezáró bekezdés tartalmazhat egy összegzést, egy köszönetnyilvánítást, illetve bármely más lényeges információt, ami eddig még nem került szóba. Viszont ami nagyon fontos, hogy az összegzés tartalmazzon egy felszólítást is - ez lehet egy javaslattétel az állásinterjúra vagy egy telefonos elbeszélgetésre. Vagy megemlítheti, hogy a megadott elérhetőségeken bármikor rendelkezésre áll.

A lezárással tegye egyértelművé, mennyire fontos Önnek ez az állás és szívesen haladna a következő lépés felé.

Végül válasszon egy elbúcsúzásra alkalmas köszönést, ami lehet például "Tisztelettel:", "Üdvözlettel:" vagy "Köszönettel:".Az elköszönés alá gépelje nevét, illetve ha postán vagy személyesen készül átadni a levelet, írja is alá.

Gondosan olvassa át az egész levelet még egyszer, és akár egy jó szerkesztővel át is szerkesztheti. A helyesírási és nyelvtani hibák a kísérőlevelek és önéletrajzok elutasításának egyik leggyakoribb okai. 

Íme egy példa a kísérőlevél megfelelő lezárására:

6. A formázás első meghatározó eleme: egy olvasható betűtípus.

A kísérőlevél megfelelő formázásának alapja a jó betűtípus kiválasztása. Kísérőlevelében használjon modern, vonzó, könnyen olvasható betűtípust, ne legyen túl feltűnő vagy különleges. Koncentráljon a mondandóra, ne a külcsínyre! A cél, hogy elolvassák a szöveget és ne ragadjanak le egy furcsa betűtípusnál. Ehhez kacsolódóan olvassa el "A kísérőlevélhez választható betűtípusok" című bejegyzésünket.

A betű mérete 10 és 12 pont közötti legyen - a kisebbet nehéz elolvasni, a nagyobbak pedig a mesekönyvek szövegére emlékeztetnek.

A szöveget igazítsa balra, így a jobb oldalon az utolsó szó hosszúságától függően egyenetlen sorokat kap. Ha a sorkizárt elrendezést választja, az oldal sokkal zsúfoltabbnak tűnik, ráadásul egyes szavakat a sor kitöltéséhez elnyújt a szövegszerkesztő. 

7. Használjon rövid bekezdéseket.

A bekezdések legyenek rövidek, használjon köztük elegendő térközt, viszont szövegbehúzást ne. 

Régebben a bekezdések között nem használtak térközt, ehelyett a bekezdéseknél behúzásokkal szerkesztették. Viszont manapság, a könyvek szerkesztését kivéve nem használunk behúzásokat, helyette a bekezdéseket térközzel választjuk el. 

A bekezdések legyenek viszonylat rövidek, hozzávetőleg egyforma hosszúságúak.  Ha kapna egy egyoldalas, 400 szót tartalmazó, egyetlen bekezdésekből álló levelet, szeretné elolvasni? Nem csupán az agynak, a szemnek is szüksége van szünetekre. Épp erre valók a bekezdések.

8. Használjon A4-es formátumot. 

Egyforma margót használjon fent, lent, a jobb és a bal oldalon.

A nyomtatott és a digitális szövegeket szerkesztő szakemberek egy valamiben egyetértenek: "A térköz a barátunk." Minden egyes dizájnelemhez vagy más tartalomhoz ellensúlyozásként megfelelő mennyiségű üres tér szükséges. 

A tervezők viszont azt is tanácsolják, hogy "kerülje a felesleges térközt", amivel az oldal közepén rekedt üres területre utalnak. Ezért kell az üres területeket "oldalra helyezni" - ezzel egyfajta láthatatlan keretbe foglaljuk a szöveget és egyben ki is emeljük.

Ez a margók célja - egy fehér keretet alkotnak a tartalom körül, kiemelve azt.

9. Ne írjon egy oldalnál többet.

Tekintse ezt alapszabálynak: a kísérőlevél ne legyen egy oldalál hosszabb. Aki már próbálkozott kísérőlevél írásával, valószínűleg igazolhatja, hogy az első piszkozat mindig hosszabb ennél.

Nagy a kísértés a betűméret csökkentésére, kisebb margó használatára vagy a térköz törlésére.  Álljon ellen a kísértésnek és ne a formázás módosításával rövidítse le a szöveget! Hagyja el a felesleges mondandót és rövidítse le a levelet, fogalmazzon meg egy tömör, lényegre törő, de könnyen olvasható szöveget!

10. Használjon egy szakszerűen megtervezett kísérőlevél sablont.

Létezik egy egyszerű módja, amivel elkerülheti a kísérőlevél formázási hibáit: használjon szakszerűen megtervezett sablont! 

Egy kísérőlevél sablon egy előre megtervezett keret - a levél fejléce felkelti az érdeklődést, a betű mérete és típusa megfelelő és pont kellő mennyiségű üres teret tartalmaz. Mindössze annyi a dolga, hogy a sablonon szereplő szöveget a sajátjára cseréli és már kész is a kísérőlevél!

További információkat az alábbi "Hogyan formázzunk kísérőlevelet" című videóban talál. A videót a Dél-Kaliforniai Egyetem Karrier Központja készítette. 

Szánjon egy kis időt a CVapp.hu kísérőlevél mintáinak áttanulmányozására, keressen egy Önnek tetsző sablont és adja meg személyre szabott elemeit. Így sikeres alapokra építkezhet.