Miért szükséges egy kifejezetten a könyvelő munkakör betöltéséhez írt kísérőlevél
A kísérőlevél írója személyesen fordul a HR-vezetőhöz — ez tulajdonképpen egy kísérlet a személyes beszélgetés kialakítására, mely végül az állás megszerzéséhez vezethet. A levél célja, a tapasztalatok, a készségek és végzettségek kiemelése, valamit az esélyek növelése az állás megszerzésére.
Ugyanez elmondható az önéletrajzról is, viszont egy önéletrajz sokkal személytelenebb, inkább tekinthető a szakmai tapasztalatok és a végzettségek felsorolásának. Ezzel szemben a kísérőlevéllel lehetősége nyílik arra, hogy a jövendőbeli munkáltatóját személyesebb hangvételben szólítsa meg. Előfordul, hogy a munkáltató kifejezetten kéri a kísérőlevél mellőzését, esetleg a jelentkezési rendszer kizárólag az önéletrajz feltöltését teszi lehetővé. Ilyen esetekben nincs más választása, követnie kell az adott cég kérését.
Minden más eseteben, amikor egy állásra jelentkezik, az önéletrajz mellé mellékeljen egy kísérőlevelet is. A kísérőlevél csak akkor árt, ha rossz a megfogalmazása vagy nem megfelelő a szerkesztése. Azonban jól elkészítve, a kísérőlevél csak növelheti a siker esélyét.
A legjobb formátum könyvelő munkakör kísérőleveléhez
Bármilyen foglalkozást veszünk alapul, a kísérőlevél az alábbi szerkezeti elemeket tartalmazza:
- Fejléc
- Üdvözlés
- Bevezetés
- Törzsszöveg
- Összegzés és aláírás
Könyvelés - A könyvelői kísérőlevél elemei
Nézzük az egyes elemeket, céljaikat és hogyan érdemes megírni őket.
A kísérőlevek írására vonatkozó átfogó útmutatónk álalános tanácsokat tartalmaz a kísérőlevelek megfogalmazásáról, valamint további kísérőlevél mintákat is olvashat. Az alábbiakban konkrét tanácsokat adunk arra vonatkozóan hogyan növelheti a könyvelői munkakörhöz írt levél egyes bekezdéseinek hatékonyságát.
A kísérőlevél fejléce
A levél legtetején található fejléc célja személyes kapcsolattartási adatai közlése, vagyis itt adhatja meg nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét. Emellett képi megjelenésében is érdemes kapcsolódnia az önéletrajzhoz. Jól mutat, ha az önéletrajz és a kísérőlevél fejléce egyforma.
A szakasz első és legnagyobb betűkkel megjelenített eleme a név legyen. Ezzel kifejezheti magabiztosságát és jelöltként is maradandóbb benyomást kelt. Ha kísérőlevelét 10 másik levéllel együtt kinyomtatják, fontos, hogy az oldal tetején megjelenő név alapján könnyen megtalálható legyen.
Az üzleti levelek hagyományos formátuma szerint a levélnek tartalmaznia kell a feladó levelezési címét. Mai digitális világunkban a levelezési cím feltüntetése már nem minden esetben számít kötelező elemnek, viszont, hacsak nincs konkrét okunk másképp cselekedni, általában kiírjuk. Legalább a lakóhelye szerinti várost, esetleg a megyét (vagy országot) tüntesse fel.
A fejléc másik fontos funkciója, hogy egy egyébként csak szöveges elemekből álló oldalt különböző dizájnelemekkel színesebbé tegyen. A fejléccel feldobhatja a kísérőlevelet, hiszen ide akár egy képet is beszúrhat magáról, illetve érdekesebbé varázsolhatja a levél megjelenését.
A kísérőlevél fejlécének célja: Tűnjön ki a többi könyvelő-jelölt közül egy jellegzetes fejléccel, mely meghatározza ki is Ön valójában és megmutatja, hol érhetik el.
Egyeztesse a dokumentumok stílusát
Önéletrajza és kísérőlevele stílusa egyezzen - használja ugyanazt a betűtípust, betűméretet és formázást. Már első pillantásra legyen egyértelmű, hogy a két dokumentum ugyanahhoz a jelentkezőhöz tartozik.
Ha az önéletrajz és a kísérőlevél fejléce és stílusa teljesen eltérő, azt a benyomást fogja kelteni, hogy nem képes eldönteni melyiket használja, vagy ez Önnek egyáltalán nem számít. Sőt, akár azt is feltételezhetik, hogy egy régi önéletrajzot használ, amihez kedvenc betűtípusával írt egy kísérőlevelet.
Ugyanakkor, ha mindkét dokumentumnál egy kellemes megjelenésű stílust és formátumot használ, azzal kifejezheti mennyire odafigyel a részletekre - ez pedig a könyvelők esetében fontos megközelítésmód egyik jele.
A kísérőlevél üdvözlő szövege
“Tisztelt Xxxxxxx!” - ez a legegyszerűbb és legmegbízhatóbb üdvözlési forma, másnéven megszólítás. Ezzel nem nyúlhat mellé — kivéve, ha rosszul írja a nevet vagy nem a helyes nevet használja!
Az e-mailek korában ma már sok, korábban megdönthetetlennek hitt udvariassági szabályt áthághatunk. A "Tisztelt" helyett gyakran használják a "Kedves" megszólítást is, viszont a felkiáltójelet így se felejtse el. A levél megírása előtt tájékozódjon a vállalatnál használatos udvariassági szabályokról, figyelembe véve a cégről kialakult képet és a megpályázott pozíciót. Kerülje a túlzott bizalmaskodást, hiszen egy idegennek ír, ráadásul ezen a személyen múlik, hogy megszerezheti-e álmai állását.
Lehetőség szerint a levelet egy konkrét személynek címezze
Néhány kivételtől eltekintve, a legjobb megoldás, ha a kísérőlevél megszólításában az adott személy nevét használja. Ennek több oka is van:
- Jelzi, hogy nem egy szokásos kísérőlevélről van szó, amit már elküldött 50 másik cégnek is.
- Megmutatja, hogy utánanézett az adatoknak, vette a fáradtságot és megkereste ki a személyzeti osztály vezetője.
- Személyes kapcsolatot teremt Ön és a címzett között.
- Az emberek szívesen olvassák saját nevüket.
- Egy személyes megszólítással írt levélre nagyobb eséllyel válaszolnak.
Az álláshirdetésekben általában nem szerepel a HR-vezető neve. Viszont érdemes felhívni a céget és megkérdezni, ki foglalkozik az adott álláshirdetésre benyújtott pályázatokkal.
Érdemes azonban azt is figyelembe venni, hogy a személyzeti osztály dolgozói nem mindig adják ki nevüket, így előfordulhat, hogy azt a választ fogja kapni, hogy nem kell személyes megszólítást használnia. Amennyiben ez a helyzet, tartsa tiszteletben a kérést és használjon általánosabb megszólítást - ez lehet "Tisztelt Humánerőforrás Osztály!", "Kedves XYZ csapat!", vagy hasonló kifejezések.
A kísérőlevél megszólításának célja: Az álláspályázatokkal foglalkozó HR-munkatárs megszólítása barátságos, de professzionális hangnemben.
Tisztelt Pankotay Rozália!
A kísérőlevél bevezető szövege
Vigyázz, kész, írás! A levél első bekezdése tartalmazzon egy-két figyelemfelkető, őszinte, lebilincselő mondatot a megpályázott állásról és itt röviden összefoglalhatja az is, miért Ön a megfelelő jelölt a munkakör betöltésére. A bevezetés kétségtelenül a levél legfontosabb része, hiszen ezt olvassák el elsőként. Mind tudjuk, hány esélyünk van az első benyomás kialakítására. A bevezetésben szereplő bármely apró hiba — egy elírás, egy hanyag megfogalmazás vagy egy rossz hangvétel — már az elején rossz képzeteket kelt az olvasóban.
A bevezető megfogalmazásához használjon élettel teli és energikus, mégis a szakemberekre jellemző nyelvezetet, hiszen ezzel alapozza meg az egész levél hangulatát. Ne legyen unalmas és semmitmondó, viszont ne essen túlzásba, vagyis ne legyen bizalmaskodó vagy esetleg arrogáns sem. Tökéletes bevezetésről akkor beszélhetünk, ha eléri célját, vagyis felkelti az olvasó érdeklődését.
A szónoklatokkal kapcsolatos egyik útmutatás akár az írásra is alkalmazható: "Mondd el a közönségnek miről fogsz beszélni. Majd beszélj róla. Aztán mondd el nekik miről beszéltél." A bevezetés az a rész, ahol "elmondja nekik, miről fog beszélni".
A kísérőlevél bevezető szakaszának célja: A munkavállaló adott munkakörre támasztott igényeire hivatkozva kiemeli, a jelentkező könyvelőként milyen értékekkel tud hozzájárulni a munkához.
Kísérőlevél törzsszövege (középső szakasz)
Ez az a szakasz, ahol "beszél róla".
A kísérőlevél középső szakaszában mutathatja meg mit is tud igazán. Két-három bekezdésben foglalja össze szakmai tapasztalatait, a korábbi munkahelyein elért eredményeit, sorolja fel könyvelőként szerzett bizonyítványait, valamint írjon a képességeiről és készségeiről, melyek segítségével kiválóan végzi munkáját. Szakmai tapasztalatai áttekintése során emelje ki az adott munkakörben elért eredményeit. Amennyire csak lehet, fogalmazzon konkrétan - eredményei demonstrálására és igazolására említsen meg tényeket, adatokat, akár egy rövid történetet is elmesélhet.
A törzsszöveg utolsó bekezdésében már ne a múltban elért sikereiről meséljen, hanem részletezze azokat a képességeit és végzettségeit, melyek ideális jelöltté teszik. Arra is kitérhet, hogy miként járulhat hozzá az adott vállalat jövőbeli eredményeihez és sikereihez. Ne feledje, hogy a kísérőlevéllel soha nem arról próbálunk meggyőzni valakit, hogy megérdemeljük az adott állást - az olvasót arról kell meggyőznie, hogy segítségére lesz a problémák megoldásában és hozzájárulhat egy erősebb, sikeresebb vállalat felépítéséhez.
A kísérőlevél törzsszövegének célja: A HR-munkatárs meggyőzése arról, hogy kivételes könyvelői képességekkel rendelkezik.
Tisztelt Pankotay Rozália!
Manapság, mikor rengeteg a kölcsönzött munkaerő és az alkalmi munkavállaló, nehéz követni a pénz útját. 12 éves tapasztalattal rendelkezem a különböző munkaviszonyokhoz kapcsolódó pénzmozgások területén. A hatékony pénzkezeléshez pénzügyi eszközök és szoftverújítások széles választékát alkalmazom mindennapi munkám során.
Az alkalmi munkavállalási megbízok alapja a készpénzes kifizetés. A Wekerle Sándor Üzleti Főiskolán végeztem Pénzügy és Számvitel szakon, emellett mérlegképes könyvelői szakképesítéssel is rendelkezem. Az elmúlt tíz év során a környék három legjelentősebb munkaerő-közvetítő irodájának dolgoztam, ahol a jelentkezők 60%-a alkalmi munkavállalói szerződéssel dolgozott. Ezen körülmények között sikerült megtartamom a megfelelő költségvetési egyensülyt, kockázatelemzéseket végeztem, valamint kidolgoztam és a végrehajtottam az ügyfelek igényeinek megfelelő stratégiákat. Most szeretnék egy kisebb vállalatnál elhelyezkedni, részlegvezetői pozícióban. Tudomásom szerint nemzetközileg szeretnének terjeszkedni — négy évig dolgoztam Európa különböző pontjain elhelyezett partnerirodákkal. A szabályozások területenként eltérőek lehetnek, ezért igazán hasznos egy olyan munkatárs, akinek már van gyakorlata ezen a téren. A férjem Prágából származik, jó helyi kapcsolatokkal rendelkezem — ha jól tudom, itt tervezik megnyitni első kihelyezett irodájukat.
Az alábbiakban szeretnék néhány példát bemutatni munkámra vonatkozóan, de egy személyes elbeszélgetés keretében további részleteket is szívesen megosztok:
- Több, mint 800 alkalmi munkavállaló kezelésére alkalmas, díjnyertes, felhőalapú számlázó és tevékenység-követő rendszer létrehozása.
- Késedelmes fizetések hatékony kezelése — a becsült megtakarítások 15 millió forintról 20 millió forintra növekedtek.
- Előző munkahelyemen három munkatársamat irányítottam — szívesen segítek másokat a fejlődésben.
A munkaerő-kölcsönző irodák mindig szívesen dolgoztak velem, hiszen tudták, hogy mindent elkövetek annak érdekében, hogy minél előbb pénzükhöz jussanak. Elkötelezett csapatjátékos vagyok, mindent aprólékosan megtervezek és nagyon ügyelek a részletekre. Szinte rettegek attól, hogy valami hiba kerül a gépezetbe.
Ha úgy érzik, egy a munkaerő-kölcsönzés rejtelmeit jól ismerő könyvelő nagyban megkönnyítené munkájukat, szívesen találkoznék Önökkel egy beszélgetés erejéig.
Tisztelettel:
Szakály Anita
A könyvelői munkakör kísérőlevelének lezárása
Ez az a szakasz, ahol "elmondja, miről beszélt". Az utolsó bekezdésben röviden foglalja összeg a bevezetésben és a középső szakaszban leírtakat, valamint tegyen javaslatot.
Például: "Felhívhatom jövő héten, hogy időpontot beszéljünk meg egy esetleges személyes elbeszélgetésre?"
Egy ilyen kérdéssel, akár elindíthat egy gondolatsort: "Hmmm, úgy tűnik, tényleg szeretne visszajelzést kapni." És pontosan ezt szeretnénk elérni. A legrosszabb, ami történhet, hogy levelét félreteszik és nem tesznek vele semmit. Ezt mindenképpen szeretnénk elkerülni.
Az üzleti leveleket, ideértve a kísérőlevelet is, hagyományosan egy egyszerű "Tisztelettel:" elköszönéssel és egy névvel zárjuk le. A kísérőlevelet csak abban az esetben kell tollal is aláírnia, ha a kinyomtatott példányt küldi el.
A kísérőlevél lezárásnak célja: Jelentkezés lezárása egy javaslattal, ideális esetben állásinterjút eredményez.
Az alábbiakban szeretnék néhány példát bemutatni munkámra vonatkozóan, de egy személyes elbeszélgetés keretében további részleteket is szívesen megosztok:
- Több, mint 800 alkalmi munkavállaló kezelésére alkalmas, díjnyertes, felhőalapú számlázó és tevékenység-követő rendszer létrehozása.
- Késedelmes fizetések hatékony kezelése — a becsült megtakarítások 15 millió forintról 20 millió forintra növekedtek.
- Előző munkahelyemen három munkatársamat irányítottam — szívesen segítek másokat a fejlődésben
A munkaerő-kölcsönző irodák mindig szívesen dolgoztak velem, hiszen tudták, hogy mindent elkövetek annak érdekében, hogy minél előbb pénzükhöz jussanak. Elkötelezett csapatjátékos vagyok, mindent aprólékosan megtervezek és nagyon ügyelek a részletekre. Szinte rettegek attól, hogy valami hiba kerül a gépezetbe.
Ha úgy érzik, egy a munkaerő-kölcsönzés rejtelmeit jól ismerő könyvelő nagyban megkönnyítené munkájukat, szívesen találkoznék Önökkel egy beszélgetés erejéig.
Tisztelettel:
Szakály Anita
A meggyőző írás pszichológiája: mutassa be képességeit
Egyes szövegek célja a tájékoztatás, más szöveg szórakoztatóak, viszont a kísérőlevél inkább a meggyőző írás műfajába tartozik. Szó szerint arról kell meggyőznie az olvasót, hogy a levél elolvasása után valami mást tegyen - és ehhez szükség lesz egy kis pszichológiára is. A pszichológusok szerint az emberi agy érzelmi és értelmi szinten egyaránt működik. Az érzelmi reakciók általában gyorsabbak és sokkal ösztönösebbek, ugyanakkor hatásosabbak is, mert személyesen érintenek minket. Az értelmi reakciók lassabbak, sokkal megfontoltabbak és sokkal több elemzést tartalmaznak - ez vezethet ahhoz, hogy behívják egy állásinterjúra.
Kutatások szerint az érzelmi megközelítés útján sokkal befogadóbbá válunk az értelmi megközelítésre, ezzel pedig mindkét területen a legjobbat nyújtjuk.
Íme egy példa a kísérőlevélben használt nyelvezetre, mely inkább a szívhez szól, mint az észhez:
"Személyiségemből fakadóan érdekelnek a számok. Szeretem az összetett információk rendszerezése és elemzése, valamint a pontos és hiteles jelentések készítése közben felmerülő kihívásokat - és szinte rettegek attól, hogy valahol hibát vétek."
Talán most úgy gondolja, hogy túlságosan személyes információkat osztunk meg egy lehetséges munkáltatóval, viszont a kísérőlevél célja, hogy személyes benyomást keltsünk. Az olvasónak megmutathatja emberi oldalát, és sokkal valószínűbb, hogy akkor is oda fog figyelni a mondanivalóra, mikor a racionálisabb témákra vált, vagyis tényekre, számokra, esetleg történetekre.
A levél hangneme
Mielőtt nekilát a levél megírásának, tudjon meg minél többet a címzettről. Nézzen utána az álláshirdetéseknek, a weboldalnak és olvassa el a közösségi médiában megjelent bejegyzéseket is. Így világos képet kaphat arról, milyen nyelvezetet használnak az ügyfelekkel. Ezután a levélben üssön meg egy hasonló hangnemet - ne másolja le, hanem használja ugyanazt a hivatalos vagy közvetlen stílust.
Emellett vegye figyelembe azt is, milyen a viszonya a céggel. Egyetemi hallgatóként gyakornoki állást keres, vagy egy nagy cégnél szeretne a könyvelési osztály vezetőjeként elhelyezkedni? Válassza a megfelelő hangnemet, szem előtt tartva ki Ön és ki a címzett.
Az önbizalom mindig jól jön, viszont ha túlzásba viszik, az soha nem vezet jó eredményre. Képzelje magát a címzett helyébe és gondolja el, mi lesz a reakciója, ha elolvassa, amit megfogalmazott.
Gyakori hibák a könyvelői munkakörhöz írt kísérőlevében és a hibák elkerülésének módjai
Az alábbiakban összegyűjtöttük a kísérőlevelek írása során leggyakrabban elkövetett hibákat:
- Másolt, általános hangvételű levelek, melyet bármelyik cég megkaphatott volna. Meg kell mutatnia, hogy utánanézett a vállalatnak és a hangnemet is kifejezetten az adott pályázathoz választotta.
- Elírások, helyesírási és nyelvtani hibák, írásjelek helytelen használata. A könyvelők egyik legfontosabb tulajdonsága a pontosság, így a levélben megjelenő bármely hiba intő jel lehet. Nem engedheti meg magának, hogy hanyag legyen. Ha az írás nem igazán az Ön területe, kérje egy szerkesztő segítségét, aki átolvassa és átfogalmazza levelét.
- PR-kifejezésekkel és klisékkel teletűzdelt, semmitmondó megfogalmazás. Saját jellemzése során használta a "csapatjátékos" vagy "kezdeményező" kifejezéseket? Ez a fajta megfogalmazás népszerű volt a kísérőlevelekben még 1985-ben, de azóta már több milliószor használták. Használjon merész és eredeti kifejezések, soha nem legyen középszerű.
- Formázási hibák, nem megfelelő tervezési elemek, betűtípus vagy fájltípus alkalmazása. A lehető legnagyobb hiba amit egy kísérőlevél kapcsán véthet, hogy olyan fájlformátumban küldi el, amit a címzett még csak meg sem tud nyitni. Vagy esetleg egy másik alkalmazással megnyitható, viszont a szöveg elrendezése megváltozik, illetve egyes részek értelmezhetetlenné válnak. Ha szeretné elkerülni ezt a hibát, olvasson tovább!
Használjon szakszerű kísérőlevél sablont
Egy szakszerű kísérőlevél sablon használatával kerülheti el legegyszerűbben a végzetes formázási hibákat. A CVapp.hu oldalán több tucat sablon kínálunk önéletrajzokhoz és kísérőlevelekhez egyaránt. A sablon kitöltését egy minden lépést bemutató eszköz segíti.
Az eredmény pedig egy vonzó külsejű, megfelelő betűtípust használó, PDF formátumú levél, melynek minden mezője ellenőrzésen esett át. A PDF formátum előnye, hogy mindenki meg tudja nyitni és a formázási elemek sem változnak meg, így a kísérőlevél a címzett képernyőjén pont úgy fog kinézni, mint az Önén.
