Ha egy e-mail mellékleteként küldi el önéletrajzát és kísérőlevelét, az e-mail szövege még egy lehetőséget kínál arra, hogy pozitív képet alakítson ki magáról. Miért ne használná ki ezt? Ez az e-mailes kísérőlevél nem helyettesítheti PDF formátumban mellékelt kísérőlevelét (hiszen egy e-mail könnyen törölhető), viszont semmiképp se az egysoros "Mellékelve küldöm önéletrajzomat" változatot használja.
Szóval, milyen lehetőségeket rejt egy kísérőlevélként használt e-mail?
Az alábbi fejezetek ebben segítenek:
- Döntse el, hogy kísérőlevelet csatolmányként vagy az e-mail szövegeként küldi el
- E-mailes kísérőlevele összeállításához elemezzen egy valódi kísérőlevél mintát
- Készítse el a munkáltató szempontjából legjobbnak mondható kísérőlevelet
- Állítson össze egy e-mailes álláspályázatot, amivel növelheti a visszajelzés esélyeit
Mit takar egy e-mailes kísérőlevél?
Az e-mailes kísérőlevél viszonylag egyértelműen meghatározható: egy kísérőlevél mintáról van szó, melyet az e-mail üzenet szövegtörzseként küldünk el, vagyis nem az online jelentkezésben vagy az e-mail mellékleteként használt kísérőlevélről van szó.
Minta az e-mailben küldött álláspályázatra
Első lépésként tekintsen meg egy mintát az e-mailben elküldött álláspályázatra (vagy másnéven e-mailes kísérőlevélre). A minta álláskeresési gyakorlatok és a munkaerő-felvétellel foglalkozó szakemberek tapasztalatai alapján készült:
Ahogy látható, ez a pályázati levél egy ügyvezető asszisztensi állásra készült, viszont jó kiindulási pont más témájú kísérőlevelekhez is. A levél elején és a középső szakaszában szerepelnek az elért, számszerűsített eredmények, melyek mindegyike kapcsolódik az álláshoz. Emellett ingyenesen elérhető gyűjteményünkben további kísérőlevél-mintákat talál, melyet saját ágazatában is hasznosíthat.
Az alábbiakban segítséget nyújtunk arra vonatkozóan, hogy egy ilyen jellegű kísérőlevelet az e-mail szövegeként vagy mellékleteként érdemes-e elküldeni.
Mentse el az e-mail másolatát, így később is vissza tudja keresni. Később megkeresheti az elküldött levelek között, vagy titkos másolatban elküldheti saját e-mail címére és létrehozhat egy mappát, amiben elküldött álláspályázatait gyűjti. Ne vesztegesse idejét egy három hónappal korábban elküldött e-mail keresgélésével!
A kísérőlevél az e-mail szövege vagy melléklete legyen?
Az, hogy a kísérőlevelet az e-mail szövegeként vagy mellékleteként érdemes elküldeni elsősorban az álláshirdetés leírásától függ. A HR-vezető általában pontos utasításokat ad a kért kísérőlevélre vonatkozóan. Sőt, egyes álláshirdetésekben még azt is meghatározzák, mi legyen szerepeljen az üzenet tárgyaként. Kövesse pontosan az utasításokat, hiszen akár egy kis eltérés is a pályázat elutasításához vezethet.
Melléklet használata: A két lehetőség közül ez az egyszerűbb megoldás, hiszen nincs más dolga, mint már meglévő kísérőlevelét az e-mailhez csatolni. Az e-mail szövegében írjon néhány bemutatkozó mondatot, ezzel felkeltheti a HR-vezető figyelmét a mellékelt kísérőlevélre (és a többi pályázati dokumentumra). Teljesen Öntől függ, hogy az e-mailben mennyi információt közöl magáról. Sok segítséget talál egy kiváló kísérőlevél megszerkesztéséhez kísérőlevél-példákat tartalmazó gyűjteményünkben!
Amennyiben úgy dönt, hogy kísérőlevelét mellékletként küldi el, az előző fejezetben számos kísérőlevél-példát találhat.
Az alábbiakban pedig egy egyszerű példát olvashat arra, hogy mit írhat kísérőlevélként az e-mail szövegeként.
Tisztelt (HR-vezető neve)!
(Vállalat neve) XYZ állására szeretném elküldeni álláspályázatomat. Önéletrajzomat, kísérőlevelemet és korábbi munkáim felsorolását a jelen e-mail mellékletében találja.
Köszönöm figyelmét!
(Az Ön neve)
Ha nem tudja pontosan, hogyan küldjön melléklettel kiegészített e-mailt, gyorsan összefoglaljuk Önnek: kattintson az új e-mail írása lehetőségre. Töltse ki a Címzett és a Tárgy mezőket. Az e-mail szövegeként írjon néhány mondatot, melyben a mellékletként csatolt jelentkezési dokumentumokra is utal. A fájlok megnyitásához kattintson a gemkapocs ikonra. Keresse meg a kísérőlevél fájlját és kattintson a "Megnyitás" lehetőségre. Ezzel kísérőlevelét csatolta az üzenethez!
A fájl neve valamilyen módon utaljon annak tartalmára, például használhatja a Vezetéknév_kísérőlevél megoldást. Ezzel az egyszerű lépéssel biztosíthatja, hogy a HR-vezető nyomon követhesse a dokumentumot az egész álláskeresési folyamat során.
E-mail törzsszövegének használata: Ha úgy dönt, hogy kísérőlevelét inkább az e-mail szövegeként küldi el, kissé több figyelmet kell szentelnie a szöveg megírására. A szöveg legyen tömör, ezért a teljes kísérőlevélből csupán a leglényegesebb példákat válassza ki. Az e-mailes kísérőlevél minta az üdvözlésen és az elköszönésen kívül ne legyen három bekezdésnél hosszabb.
A levél elkészítésének lépései:
- Amennyiben lehetséges a HR-vezetőt szólítsa nevén vagy használja a "Tisztelt HR-vezető!" megszólítást.
- Mutatkozzon be és nevezze meg a munkakört, amire jelentkezik.
- Említsen meg 1-2 kapcsolódó eredményt, illetve készséget, melyek igazolják milyen jó jelölt.
- Zárja e-mailes kísérőlevelét, melyben azt javasolja a HR-vezetőnek, vegye fel Önnel a kapcsolatot.
- A kísérőlevelet egy "Üdvözlettel:" elköszönést követően írja alá.
Példánkban egy mellékletként elküldött önéletrajzhoz írt kísérőlevél példát olvashat:
Tisztelt Komjáti Vanda!
Nagy örömre szolgál, hogy múlt héten meghallgathattam előadását a "Nők a marketingben" rendezvényen. Mellékelten küldöm önéletrajzomat, mellyel az MPF Holding helyettes marketing vezető állására szeretnék jelentkezni. Úgy vélem, hogy hat éves tapasztalatom konkrét közönség számára kialakított digitális hirdetési kampányok vezetésében megfelelő tapasztalatot nyújt a feladatkör betöltéséhez.
Legutóbbi munkahelyemen egy hamarosan megjelenő ruhamárka hirdetési stratégiájának összeállításáért feleltem. Három évig dolgoztam a cégnél, ez idő alatt a vállalat Instagram-fiókja 300 követőről negyed millió követőre bővült. A célzott hirdetéseken keresztül és egy innovatív webes galéria segítségével, a vállalat online értékesítése tavaly 15 százalékkal nőtt.
Szeretném Önnel részletesen megvitatni ötleteimet, amivel marketing vezetőként segíthetném az MPF Holding online jelenlétének növelését. Keressen bizalommal e-mailben vagy a +36 20 580 2200 telefonszámon. Várom válaszát!
Üdvözlettel:
Szakonyi Andrea
Ha az álláshirdetésben nem szerepel, milyen módon kérik a kísérőlevelet, Önnek kell meghoznia a döntést. Elsőként azt vegye figyelembe, hogy mellékletként kérnek-e más dokumentumokat a jelentkezéshez. Ha a kísérőlevél csak egy lenne sok más melléklet között, érdemes egy rövid bemutatkozó e-mailt írnia, míg a kísérőlevelet és az egyéb anyagokat csatolja az e-mailhez.
Ezzel szemben, ha egyáltalán nem említik a kísérőlevelet, akár az e-mail szövegeként is elküldheti, ezzel bevezetve a pályázatot. Az alábbiakban egy kiváló kísérőlevél példát találhat, csatolmányként egy önéletrajzzal, melyet igényei szerint átalakíthat.
Hogyan írjunk e-mailes kísérőlevelet?
Amikor az e-mailes kísérőlevél írásáról van szó, a levél formátumát és hangnemét illetően nem árt néhány változtatás.
Az e-mailes kísérőlevél formátuma:
Az e-mailes kísérőlevélnek nincs fejléce, ez talán a legjelentősebb különbség. Ezért nagyon fontos, hogy az üzenet vége mindenképpen tartalmazzon néhány lényeges információt. A teljes nevét írja alá, emellett adja meg telefonszámát, kérjen visszahívást vagy ugyanezek az adatok szerepeljenek e-mailes aláírásban. Ugyanitt megadhatja LinkedIn-profiljának, vagy más fontos közösségi médiás fiókjainak, online portfóliójának vagy saját weboldalának linkjét.
A hagyományos kísérőlevélhez hasonlóan az e-mailes kísérőlevél elrendezése is legyen könnyen olvasható. Használjon megszokott betűtípusokat és betűméreteket, fekete színben. Az egyes bekezdéseket mindig egy térközzel (vagy akár kettővel) válassza el.
Amikor e-mailes kísérőlevél mintáját mellékletként küldi el, egy e-mailes kísérőlevél sablon nagy segítséget nyújthat a formázásban. Szakszerű kísérőlevél sablonjainkban számos ágazathoz találhat kiváló segítséget. Mindig az adott munkáltató márkájához és vállalati képéhez leginkább illő sablont válassza.
Az e-mailes álláspályázat megfelelő hangneme:
Számos oka lehet annak, hogy egy e-mailes álláspályázat hangneme sokkal közvetlenebb, mint egy online állásportálon keresztül elküldött hagyományos kísérőlevél.
Először is, ha a HR-vezető e-mail címére küldi a pályázatot, valószínűleg tudja az adott személy nevét is. Sok olyan ágazat van, ahol nem tanácsos eltérni a szokásos "Tisztelt" megszólítástól, valamint az azt követő vezetéknév és utónév használatától. Azonban egyes területeken a vezetéknév használata túlságosan távolságtartó. Ilyen esetben használhatja a "Kedves" megszólítás és az utónév kombinációját, ezzel egy közvetlenebb hangot üthet meg.
Egyes esetekben a hangnemet illetően eltérhet a fenti útmutatótól, ilyen például a gyakorlati munkára küldött e-mail minta. Mivel diákként nagy valószínűséggel magasabb beosztásban dolgozik, a legjobb, ha a félig formális megszólításnál marad, ezzel fejezheti ki legjobban a feladat iránti lelkesedését, miközben kellően udvarias hangnemet üt meg. Semmi szükség arra, hogy túlzásba vigye az udvariaskodást, csupán az fontos, hogy a jelentkezés udvarias hangnemével tiszteletet sugározzon.
Az e-mailes álláspályázat választásának másik oka lehet, ha már ismeri a HR-vezetőt. Előfordulhat, hogy korábban már dolgozott a vállalatnál vagy máshonnan ismeri az adott személyt, és ezt az ismeretséget előnyére fordíthatja egy közvetlen e-mailben. Ilyen esetben nem tanácsos úgy megfogalmazni az e-mail szövegét, mintha azt egy idegen írná. A hangnemet igazítsa a korábbi kapcsolatuknak megfelelően, e-mailes kísérőlevél mintája hangneme legyen természetes és barátságos.
Fő gondolatok útravalóként
Természetesen a cél nem az, hogy a HR-vezetőt ugyanazokkal az információkkal bombázzuk az e-mailes kísérőlevélben, amit a csatolmányként küldött kísérőlevélből egyébként is megtudhat. Sokat segít, ha a két dokumentum egy kicsit eltér egymástól, érdemes egy kicsivel több időt rászánni a megfogalmazásra, ezzel lenyűgözheti a munkáltatót.
- Mindig kövesse a kísérőlevél megírásának általános szabályait
- Sok hasonló eredményt soroljon fel, de ezeket egy kicsit fogalmazza át
- Az e-mail hangneme a kísérőlevélhez képest lehet egy kicsivel kedvesebb és közvetlenebb
- Kapcsolattartási adatait és közösségi linkjeit mindig az e-mail láblécében adja meg (ne a levél elején)
- Nyugodtan használja ezt a megoldást, ha ismeri a HR-vezetőt, viszont a fogalmazás során ügyeljen arra, hogy az e-mailt esetleg mások is olvashatják
Most, hogy sikerült megfogalmaznia egy e-mailes kísérőlevelet, nézzen körül a gyakorlatban tesztelt kísérőleveleink között. Ezek a szakszerű kísérőlevél sablonok pontosan követik a munkáltatók által keresett "kísérőlevél szabályokat".
