Egy egyetemnek, ösztöndíjbizottságnak vagy jótékonysági szervezetnek küldött, az önéletrajzhoz mellékelt motivációs levél, melyben részletesen beszámol arról, mi és miért fontos Önnek, sokkal hatékonyabb, mint korábbi (esetenként nem a témához illő) gyakorlati tapasztalatai. Mindenesetre azokat amúgy is megtalálhatják önéletrajzában.
A motivációs levél felépítése
Bár egy motivációs levél célja és felhasználási módja eltér egy kísérőlevélétől, a két dokumentum felépítése nagyon hasonló, vagyis:
- A motivációs levél fejléce
- Üdvözlés / megszólítás
- A motivációs levél bevezető szövege
- A levél középső szakasza tartalmazza a történetet, az érvelést és a motivációt
- A motivációs levél lezárása (javaslattétellel).
Mint minden más meggyőző írás esetében, egy motivációs levélnél is fontos, hogy felkeltse az olvasó érdeklődését egy ellenállhatatlan bevezetővel. A szöveg középső részében használjon érzelmileg hatásos példákat azt sugallva, hogy ez csak egy része volt a teljes történetnek.
Egy ösztöndíjat vagy gyakornoki elbeszélgetést kérő motivációs levelet minden esetben egy javaslattétellel zárja le. Ha megfelelően fogalmazza meg, nem lesz sem túl merész, sem önhitt.
Szóval, hogyan érdemes összeállítani egy rövid motivációs levelet?
Válasszon megfelelő megszólítást
A motivációs levélben használt megszólítás a szöveg többi eleméhez képest nagyon rövid, viszont ennek ellenére rendkívül fontos. Míg a legtöbb esetben a "Kedves .... / Tisztelt...." hagyományos megszólításokkal nem nyúlhat mellé, azonban néhány fontos szabályról nem szabad elfeledkeznie:
- Válassza a helyes hangnemet és formalitási szintet (a címzett szervezettől függően)
- Amennyiben lehetséges, szólítsa a nevén a címzett felet.
Az folyamat legfontosabb eleme a háttérkutatás. A motivációs leveleket több szervezetnek is elküldheti, viszont az egyes szervezeteknél más-más hangnemre lehet szükség. Amennyiben a motivációs levelet egy egyetemnek / főiskolának küldi, a hangnem legyen inkább formális, hagyományos megszólítással, a címzett vezetéknevének használatával és akár a beosztás megadásával. Azonban, egyes szervezetek felépítése és stílusa kevésbé formális, ilyenek például az önkéntes kezdeményezések vagy az előre tekintő vállalatok gyakornoki állásai. Ezekben az esetekben szabadabb hangot üthet meg, használhatja például az "Kedves Tamás!" megszólítást. Hogy használhatja-e ezeket az informális megszólításokat azt a címzettet megvizsgálva döntheti el (például tekintse át a gyakornoki listákat). Ha kétségei vannak - válassza a biztosat.
Mivel kezdjük a kísérőlevelet
Mielőtt kísérőlevelet kezd írni, rendkívül fontos átgondolni, pontosan mit szeretne kiváltani az olvasóból. A motivációs levél legelső sorától legyen teljesen világos, mi a célja a levél megírásával, legyen hatásos, mint egy fejbevágás. Ez nem egy felfedező utazás - tudja, mit akar és a címzettek feladata, hogy Ön elérje karrierje következő állomását. Ne hagyjon kétséget afelől, hogy ezért szeretne a munkáltatóval dolgozni.
A motivációs levél elején saját igényei mellett összpontosítson a munkáltató igényeire is. Hogyan fogalmazhatja meg az első néhány sort úgy, hogy az egész helyzet az munkáltató szempontjából az Ön motivációját szolgálja?
A motivációs levél bevezető szövege
A motivációs levél fejlécében mindenképpen adja meg kapcsolattartási adatait és a levelet mindenképpen a megfelelő személynek címezze. A bevezető bekezdés az első esély, hogy megragadja az olvasó figyelmét.
Képzelje magát az oktatási intézmény vagy szervezet helyébe. Mi a céljuk? Hogyan érezze magát a hozzájuk tanulni vagy dolgozni jelentkező jelölt? Milyen nyitó sorral különböztetheti meg magát a többi jelentkezőtől?
Mutassa meg a munkáltatónak, mennyire fontos szerepet játszhat az Ön karrierépítő útja során.
Motivációs levele középső részét töltse meg egy érzelmes történettel
A motivációs levél törzse lehetőséget biztosít arra, hogy részletesen kifejtse az ajánlathoz kapcsolódó motivációit.
A szabadformátumú motivációs levél természetéből fakadóan lehetőséget biztosít arra, hogy az önéletrajztól eltérő módon befolyásolja az olvasót. Egy önéletrajz az olvasó logikus, bal oldali agyféltekéjére hat, olvasás közben ezt gondolják: "igen, ennek van értelme". Egy motivációs levél ezzel szemben az olvasó érzelmi, jobb agyféltekéjét vonzza, miközben ezt gondolják: "pontosan, értem, mire gondolsz."
A motivációs levélhez kiválasztott szavak határozzák meg a állásinterjú érzelmi töltöttségét. Legyen hű önmagához és egész biztos, hogy a megfelelő lehetőségek fogják megtalálni.
Végül, használjon olyan motivációkat, amik jól illenek az adott iskola vagy szervezet atmoszférájához és céljaihoz. Még az érzelmileg legmegnyerőbb történet sem éri el a kívánt hatást, ha nem sikerül elérni a "közént tartozik" érzést.
A motivációs levél befejezése
Motivációs levelének záró mondatai lelkesedést sugározzanak és semmiképp ne keltsék a mentegetőzés hatását.
Egy motivációs levél összegzése egy utolsó esély hozzáállása bemutatására, de semmiképp se ismételje önmagát. Amikor valami sokkal értékesebb, mint aminek látszik, bármilyen ismétléssel pont az ellenkező hatást éri el, mint szeretné. Az utolsó mondatban említsen meg még egy erőteljes történetet és keltse fel az olvasó érdeklődését.
Ezt követően kérjen időpontot egy állásinterjúra, inkább reményteljesen, mint várakozásként. Nem tudhatja, mi járhat a HR-vezető fejében és függetlenül a lenyűgöző motivációktól, soha ne feltételezze, hogy csak Ön lehet a tökéletes választás.
