Hogyan írjunk kísérőlevelet - szakértői útmutató [2024]

A kísérőlevél írása szinte minden álláskereső számára nagy gondot jelent, egyeseket még a hideg veríték is kiveri emiatt. A kísérőlevelet más módszerrel kell elkészíteni, mint az önéletrajzot. A szövegnek tükröznie kell a szerző személyiségét és lehetőséget kell biztosítani a későbbi beszélgetésekre is. 

Ebből az útmutatóból megtudhatja, milyen trükköket és stratégiai megoldásokat használhat a kísérőlevél elkészítése során, hogy a HR-vezetők és a munkaerő-toborzók mindenképpen behívják állásinterjúra. Függetlenül attól, hogy élete első állására pályázik vagy vezető beosztást szeretne elnyerni, minden részletre kiterjedő segítséget nyújtunk:

• A kísérőlevél formátuma
• Miért fontos a kísérőlevél?
• Mi szerepeljen a kísérőlevél elején
• A kísérőlevél törzsszövege (középső szakasz)
• A kísérőlevél lezárása
• Hogyan írjunk kísérőlevelet hibák nélkül

Kísérőlevelében mindenképpen adjon választ a "miért" kérdésre.

Sok munkáltató a kísérőlevélből próbálja meg feltérképezni a pályázó személyiségét és elkötelezettségét, minden olyan tulajdonságot, ami a hivatalos stílusú önéletrajzból nem derülhet ki. Egy üres lapot kell teleírnia - a szöveg tulajdonképpen bármiről szólhat. Mármint az észszerűség határain belül. Egy jó kísérőlevélből megtudhatjuk a választ a pályázót mozgató "miértekre". A kísérőlevél keretei között a jelentkező egy gördülékeny megfogalmazású szövegen keresztül közvetlenül szólhat a HR-vezetőhöz. Például egy kapcsolattartói pozícióra jelentkező pályázó könnyedén elmagyarázhatja motivációit. Mindannyian megtapasztaltuk a Covid-19 hatásait.

A kísérőlevél formátuma

Annak ellenére, hogy a legtöbb kísérőlevél szerkezete hasonló, rengeteg apró, árnyalatnyi különbséggel formázhatjuk egyedire a dokumentumot. A bejegyzés további részében minden részletre kiterjedően átvizsgáljuk a kísérőlevél formátumára vonatkozó követelményeket. Először is, az alábbiakban egy minta kísérőlevelet talál a CVapp.hu oldalról. A levél több szakaszra bontható:

• Fejléc
• Üdvözlés
• Bevezetés
• Kísérőlevél törzsszövege (középső szakasz)
• Összegzés

Miért fontos a kísérőlevél?

A kísérőlevéllel ellensúlyozhatjuk az önéletrajz esetleges gyengeségeit, kitölthetjük a hiányzó információkat, háttéradatokat szolgáltathatunk és érzelmi kapcsolatot alakíthatunk ki a munkaerő-felvételért felelős vezetővel. Végül, de nem utolsósorban, a levél segítségével a jelentkező kitűnhet versenytársai közül.

A kísérőlevél éppoly fontos, mint az önéletrajz. Ez tény.

Egy 2015-ös, a Jobvite által végzett felmérés szerint a munkáltatók csupán a kísérőlevelek 10%-át olvassák el. Ha figyelembe vesszük, hogy a kísérőlevelet valószínűleg csak abban az esetben olvassák el, ha az önéletrajzot érdekesnek vagy megfelelőnek találják, ez a statisztikai adat mennyiben segíti az esélyes jelöleteket? 

Tudja mennyi bizonytalan jelentkezést nyújtanak be az egyes pozíciókra, ahol a jelölteknek szinte semmi reménye sincs az állás megszerzésére? Rengeteget. Most ehhez vegyük a 10%-nyi elolvasott kísérőlevelet. Érdekes eredmény.

Csak abban az esetben ne mellékeljen kísérőlevelet önéltrajza mellé, ha az álláshirdetésben kifejezetten ezt kérik. Ha ez a kérés nem szerepel, mindenképpen kezdjen el azon gondolkodni, hogyan írhat hatásos kísérőlevelet. 

Mivel kezdjük a kísérőlevelet

A kísérőlevél eleje tartalmazza a dokumentum három legfontosabb elemét, vagyis a fejlécet, az üdvözlést és a bevezetést. Minden egyes elemnek megvan a saját célja és funkciója, melyeket az alábbiakban részletesen is ismertetünk.

Ha a kísérőlevél írása helyett csak ül az üres lap előtt és azon gondolkodik, hogyan is álljon neki, ne aggódjon, ezzel nincs egyedül. Bizonyára van néhány kérdés, amire szeretne választ kapni, mielőtt elkezd írni:

• Mit írjak a levél fejlécébe?
• Milyen üdvözlést használjak?
• Mi legyen a bevezetőben?
• Milyen hangnemet használjak a levél írása során?
• Hogyan lehetek biztos abban, hogy a levél megfelel majd az álláshoz?

Fordítson megfelelő figyelmet a levél fejlécére

Ha a munkáltató úgy dönt, szeretne elbeszélgetni Önnel egy állásinterjú keretében, könnyítse meg a kapcsolatfelvételt! A pályázókat követő rendszerek beállításai szerint a kapcsolatfelvételi adatok (beleértve a teljes nevet, a telefonszámot, az e-mail címet és szükség esetén a LinkedIn profilt) mindenképpen a kísérőlevél fejlécében szerepeljenek (vagy a fejléc közelében, a kísérőlevél felépítésének megfelelően), és még a fejléc alatti üres hely is egy pillanatra arra készteti az olvasót, hogy megálljon mielőtt tovább olvas.

Az üdvözlés / megszólítás kiválasztása

Pontosan nem tudom, hány alkalommal érintettük már ezt a témát a kísérőlevelekről szóló útmutatóinkban, viszont az biztos, hogy a nem megfelelő megszólítás elterelheti az olvasó figyelmét. Ha sikerül kiválasztani a megfelelő üdvözlését és azt együtt használja a címzett vezetéknevével (vagy a csapat nevével) nem nyúlhat mellé.

A legtöbb levél a "Tisztelt Balogh Zsolt úr!", a "Tisztelt személyzeti osztály!", vagy a "Tisztelt Coop csapat!" megszólítások valamelyik változatával kezdődik. Közvetlenebb hangnem estén a "Tisztelt" megszólítás helyett a "Kedves" is használható. A megszólítás minden esetben feleljen meg az adott vállalatnál használt szokásoknak, mint ahogy nem mennénk kiöltözve egy olyan buliba, ahol mindenki farmert visel.

A kísérőlevél bevezetésének megfogalmazása

A megszólítást követő első bekezdésben dől el minden. Az olvasó itt dönti el, hogy a levél írója valóban érdemes-e arra, hogy versenyben maradjon a munkakör megszerzéséért. Ragadja meg az olvasó figyelmét, legyen rövid és keltse fel az érdeklődést. 

Lepje meg a munkáltatót fantasztikus eredményeivel - a hatást tovább fokozhatja néhány számadattal, sőt, megemlítheti korábbi munkáltatójának nevét vagy leírhatja egy korábbi sikere részletes történetét. Ami a legfontosabb, minden amit leír, valamilyen formában kapcsolódjon az adott munkakörhöz. A cél, hogy az olvasó ne hagyja abba az olvasást. Mivel karrierje és elért eredményei sokkal többről szólnak, mint amit egy mondatban össze lehetne foglalni, meg kell győznie az olvasót, érdemes egy személyes elbeszélgetésre behívnia. 

A kísérőlevél bevezető bekezdésének célja, hogy jövőbeli munkáltatója többet akarjon megtudni Önről. Mindegy hogy az első pár sor milyen formában kelti fel az olvasó kíváncsiságát. Ez lehet egy lélegzetelállító segítség, egy személyes történet vagy csupán sok évnyi tapasztalat, a lényeg, hogy érdekes legyen. 

1. Milyen hatást gyakorolt a világra és ezt milyen módon ismerték el?

"Az elmúlt évtized során több, mint 35 olyan eszköz megtervezésében és gyártásában vettem részt, mely több millió páciens életét könnyítette meg. Ezen eredmények miatt a Mérnök Hírmondó olvasói az egészségügyi eszközök területén dolgozó öt legjobb mérnök közé választottak."

2. Személyes jellegű élményekkel színesítve mesélje el, milyen változásokat sikerült kieszközölnie

Gyerekként évekig nem ismerték fel, hogy diszlexiával élek, így pontosan tudom, hogy milyen az, ha az ember némán küzd céljaiért. Minden gyereknek megvannak a saját problémai, egyeseknek ezek nagyobbak, másoknak kisebbek. Általános iskolai tanárkánt minden tőlem telhetőt megteszek azért, hogy mindenkit segítsek fejlődni.

300 szavas kísérőlevél Hogyan írjunk üzenetet a HR-osztály vezetőjének (példákkal) A HR-vezetőnek írt üzenet kétféle irányba terelheti a pályázat útját. Íme, az alábbiakat kell tennie ahhoz, hogy azon a kulcsfontosságú állásinterjún részt vehessen.

A kísérőlevél törzsszövege

Egy hatékony bevezető után a levél középső bekezdéseiben szabadon írhat karrierútja fontosabb állomásairól. Természetesen a törzsszövegben (a kísérőlevél középső részében) érdemes azokat az elemeket megemlíteni, melyek az adott munkakör szempontjából fontosak lehetnek.

A középső bekezdéseket építse fel a munkakör követelményei köré. Írja le, miért érdemes Önt alkalmazni. Állításait támassza alá példákkal és magabiztosan mutassa be a részleteket. 

Ez a néhány bekezdés adja álláspályázat központi elemét. A leírt példákat, csakúgy, mint a felhasznált szavakat válassza meg körültekintően. Egy kapcsolattartói munkakörre beadott pályázat kísérőlevelében nyugodtan írhat olyan esetekről, mikor minden részletre kiterjedő figyelmével és elkötelezettsége révén sikerült egy bonyolult feladatot tökéletesen megoldania.

A dokumentum ezen szakaszában nyugodtan használjon felsorolást, ezzel sokkal erőteljesebb hatást érhet el, ráadásul egy rövid szövegrészen belül sokféle eredményt bemutathat. A címsorokban használjon kövér betűtípust, ezzel felhívhatja a tartalomra az olvasó figyelmét. Egy összefüggő szöveggel teleírt oldalt valójában sokkal nehezebb odafigyelve elolvasni.

1. Fejtse ki részletesen, miért szeretné megkapni az állást.

Szenvedéllyel és odaadással segítek a pszichiátriai tünetekkel diagnosztizált felnőtt pácienseknek visszatérni közösségükbe hosszú kórházi kezelésüket követően. Édesanyám egész életében szkizofréniától szenvedett, így valóban át tudom érezni a betegek helyzetét. 

2. Finoman utaljon azokra a témákra, amit egy esetleges állásinterjú során meg szeretne beszélni.

Különleges érzékem van a különféle ízkombinációk összetevőinek megállapításához (erre 18 hónap távol-keleti utazásom során tettem szert) és újító megoldásaim is egyedinek számítanak. Szívesen elmesélném hogyan készítem a koreai-mexikói ihletésű kalbit.

3. Próbáljon meg mindent a munkáltató igényei felől megközelíteni.

A többi kihívást rejtő feladatt mellett gyakornokaitól elvárják a sajtóbeszámolók elemzését, az ügyfelek közösségi médiás kampányainak kezelését és lenyűgöző sajtóközlemények összeállítását. Ehhez fontos a elemző gondolkodás, valamint a közösségi oldalak megoldásainak folyamatos követése és nem árt, ha a jelölt jól bánik a szavakkal is.

Hogyan írjunk eredményeinkről a kísérőlevélben

A kísérőlevélben semmiképp ne csupán a korábbi feladatait és kötelezettségeit sorolja fel. A levél sokkal inkább szóljon elért eredményeiről és arról, hogyan sikerült azokat elérnie. Az, hogy hogyan írjunk eredményeinkről a kísérőlevélben egy olyan talány, ami már sok álláskeresőn kifogott. Viszont jó tanácsainkat követve és néhány megfelelő ige felhasználásával egész biztos, hogy ez Önnek nem fog gondot okozni.

• Hogyan bizonyíthatná be, hogy alkalmas a munkakör betöltésére?
• Melyek azok a történetek, amiket az állásinterjún részletesen is elmesélne?
• Milyen feladatokat sikerült hatékonyan elvégeznie és az eredmény hogyan járult hozzá a vállalat sikeréhez?
• Milyen különféle teljesítményekről számolhat be?
• Hogyan írjunk kísérőlevelet hathatós cselekvést kifejező igék felhasználásával
• Mi a helyzet elért teljesítményei időbeli sorrendjével és a feladat körülményeivel?

A kísérőlevélben részletesen leírt eredmény általában 3 részből épül fel:

• Cselekvést kifejező igék a készségek bemutatására
• Sikeresen elvégzett konkrét feladat.
• A vállalatot segítő, mérhető eredmény.

Válogassa ki a legfontosabb teljesítményeit. Kizárólag az adott munkakör szempontjából fontos eredményeket ossza meg az olvasóval. A részleteket úgy fogalmazza meg, hogy a személyes elbeszélgetésen további információkat oszthasson meg a munkáltatóval.

Válassza ki kísérőlevele megfogalmazásához a leghatékonyabb cselekvést kifejező igéket

A legjobb eredmények bemutatása mindig egy egyedi cselekvést kifejező igével kezdődik. 15 különböző kategória több, mint 300 leghatásosabb cselekvést kifejező igéit gyűjtöttük össze, ezzel is szeretnénk elősegíteni a hatékony megfogalmazást.

• Hatásos szókészlettel sokat emelhet elért eredményei színvonalán
• Ne használjon elcsépelt kifejezéseket és passzív szószerkezeteket - ezzel egész biztos sikerül kitűnnie a többi pályázó közül
• Használjon az álláshirdetésben megadott igékhez hasonló kifejezéseket, csak "jobb" változatban

Hozza ki a legtöbbet a kísérőlevél felsorolásából

A kísérőlevél felsorolása hihetetlenül hatékony megoldásnak számít bármilyen megnyerő értékesítési szövegben. Amikor elért eredményeit igyekszik "értékesíteni" jövendőbeli munkáltatója számára (és szűkében van a rendelkezésre álló helynek), a lehető legjobb megoldás, ha kísérőlevelében pályázata számszerűen is kifejezhető eredményeit fejti ki bővebben.

Amikor egy munkaerő-toborzó egy kísérőlevélben felsorolást olvas, szívesebben veszi, ha lenyűgöző számokat és százalékértékeket láthat. A kísérőlevélnek ez lesz az a rész, mely vitathatatlanul a legtovább megmarad az olvasóban. Íme néhány példa:

• A polcon megjelenő termékek elérhetősége átlagosan elérte a 99,2%-ot, míg a csökkenés 0,5% alatt maradt (az 1% célértékhez képest).
• Díjnyertes felhő alapú számlázó és több, mint 800 kölcsönzött munkavállaló tevékenységét követő rendszer létrehozása
• Vezető elemző pozíció egy 850 milliárd forintos nyersanyagbeszerzési projektben.
• Éves értékesítés növelése 120%-ra, mely elsősorban az ügyfelek számának +50%-os növekedésének és az egyes tranzakciók értékének +30%-os emelkedésének köszönhető.

A cél, hogy miközben az eredmények felsorolását olvassa, a munkáltató magában folyamatosan bólogasson és képzelje el Ön hogyan hárulhat hozzá a vállalat sikeréhez. Ha a felsorolásnak vannak olyan elemei, melyek nem érdekesek, azokat inkább törölje.

A kísérőlevél lezárása

A kísérőlevelet mindig úgy zárja le, hogy valamilyen cselekvésre szólítsa fel az olvasót. Ne elégedjen meg egy átlagos befejezéssel. Fontos, hogy még a legutolsó sorokat is lehető legnagyobb gonddal állítsa össze - erre is szánjon annyi időt és energiát, mint a levél bevezetésére és a középen elhelyezkedő bekezdésekre.

• A befejezéssel próbáljon meg egy bizonyos érzést kiváltani az olvasóból.
• Fontos, hogy az üzenet átadásához megtalálja a megfelelő hangnemet.
• Milyen érzéseket szeretne kiváltani a HR-vezetőből kísérőlevele elolvasásának végén?
• Semmi szégyellnivaló nincs abban, ha konkrétan tudatja: szívesen részt venne egy személyes elbeszélgetésen.
• Milyen kifejezéseket használhat a megszokott "Tisztelettel:" és "Üdvözlettel:" lezárások helyett?

1. A lezárás mindenképpen feleljen meg a pályázatban szereplő munkakörnek

Elkötelezett csapatjátékos vagyok, aki mindent aprólékosan megtervez és mindig ügyel a részletekre. Szinte rettegek attól, hogy valahol hibát vétek.

2. Írja le részletesen, milyen Önnel együtt dolgozni

Mikor egy játékos számára részletes tervet készítek a fizioterápiás kezelésről, mindig ügyelek arra, hogy mindent az adott személy igényeihez igazítsak. Ez kizárólag szoros személyes kapcsolat és együttérzés révén valósítható meg. Emellett úgy érzem, hogy egy nagyobb csapat részeként dolgozom. Olyan, mintha ismét én is pályán sportolnék.

A kísérőlevél fő törzsszövege tartalmazza a meggyőző elemeket, miközben a felsorolás kiemeli a legfontosabb tényeket. A lezárásban egy végső lehetőség rejlik arra, hogy megmutassa jellemét és azt, milyen munkatárs Ön valójában.