Szinte minden önéletrajzra elmondható, hogy a legjobb formátum a fordított időrendi felsorolás és ez alól az adminisztratív munkakör önéletrajza sem kivétel. Ebben a formátumban munkatapasztalatait a legutóbbi munkakörétől kezdve, visszafelé sorolja fel.
Az alábbi körülmények esetében fontolja meg az általunk időrendi változatként vagy hibrid megoldásként javasolt önéletrajz formátumok valamelyikét:
Amennyiben a fentiek közül egyik sem igaz Önre, maradjon a jól bevált fordított időrendi felsorolásnál: A személyzeti osztályokon messze ezt a formátumot kedvelik a legjobban!
Az adminisztratív munkakörben dolgozó szakemberek egyes esetekben egy egész részleget vagy vállalatot képviselnek a külvilág szemében. Ez annyit tesz, hogy a stílus bizony számít! Az adminisztratív munkakörre írt önéletrajz összegzés része az a hely, ahol megmutathatja személyiségét. Nyűgözze le az olvasót pozitív hozzáállásával, emellett válasszon egy-két példát a legjobb eredményei bemutatására, ezzel is igazolva, hogy Ön a legalkalmasabb az állás betöltésére.
Mivel egyes adminisztratív munkakörökhöz csak alapszintű tudás szükséges, összpontosítson a szerevezés, az időbeosztás és az együttműködés területén megnyilvánuló készségeire. A példákat választhatja akár a tanulmányai vagy az önkéntes munkája eseteiből.
Egy önéletrajzban egyáltalán nincs szükség álszerénységre. Legnagyobb eredményeit írja leg egy-két, cselekvést kifejező szavakat és önmagát pozitívan jellemző mondattal (ennél hosszabb szöveg már túl sok). Mindezt támassza alá munkafilozófiájáról, illetve munkastílusáról készült mondattal. Fontos, hogy a kiemelt készségek és erősségek az adott állás igényeinek megfelelőek legyenek.
Az adminisztratív munkakörre készült önéletrajzában sorolja fel az összes korábban betöltött munkakört, mely segített eljutni karrierje aktuális állomásához. A 10 évnél korábbi munkahelyek felsorolása szükségtelen, hiszen egészen biztos, hogy a több, mint egy évtizeddel ezelőtti eszközöket ma már nem tudja hasznosítani. Ehelyett a jelenlegi és az állás szempontjából előnyös készégeit emelje ki.
A felsorolás minden pontját egészítse ki egy kapcsolódó teljesítménnyel. Nem egyszerűen csak fogadta a telefonhívásokat, hanem a frontvonalban képviselte a vállalatot és még azelőtt megoldotta az ügyfelek problémáit, mielőtt azok elharapództak volna.
Állításait támassza alá adatokkal és részletekkel. Ezzel bővebb tájékoztatást nyújt a személyzeti osztálynak saját magáról és képességeiről.
Egy 7 ügyvédet és 20 ügyvédsegédet foglalkoztató jogi iroda háttértámogatását láttam el, megbeszéléseket és bírósági meghallgatásokat szerveztem, a vállalat összes iratanyagának nyomon követését és iktatását végeztem.
Egy kis jogi irodában dolgoztam, ahol időpontokat egyeztettem és dokumentációt készítettem.
Az alábbiakban egy önéletrajz szakmai tapasztalatokra vonatkozó mintáját találja.
A személyzetisek gyakran elsőként az önéletrajznak ezt a részét nézik meg, még azelőtt, hogy elolvasnák a gondosan megfogalmazott összefoglalót vagy a szakmai tapasztalatok adatait. Azonnal szeretnék tudni, hogy rendelkezik-e az általuk keresett képességekkel és készségekkel.
Tehát, milyen készségekre van szüksége a sikeres adminisztratív munkavégzéshez? Szükség van technikai készségekre, például többféle szoftver ismeretére, valamint fontos a rendezettség és a kitartás.
Az irodai munkában jártas szakembereknek rendelkeznie kell azzal a képességgel, hogy megfelelően kezeljék és rendszerezzék a különböző személyektől érkező folyamatos kéréseket, megoldják a problémákat, miközben saját feladataikat is elvégzik. Próbáljon meg olyan készségeket összegyűjteni, melyek egyszerre bemutatják a technikai szaktudását, valamint egy iroda vezetéséhez szükséges szociális készségeket.
Sok adminisztratív feladatokat végző szakember munkavégzés során tanul és ezzel nincs semmi gond. Ez azt is jelenti, hogy az önéletrajz végzettség részében csupán középiskolai vagy gimnáziumi végzettség szerepel. Amennyiben részt vett bármilyen adminisztrációhoz kapcsolható tanfolyamon vagy rendelkezik magasabb képesítéssel, itt azokat is sorolja fel.
Az alábbiakban formázási útmutatóként egy önéletrajz végzettségre vonatkozó mintáját találja.