A kísérőlevél fejléce a dokumentum legfelső részén elhelyezkedő terület. A fejléc nem csupán elhelyezkedése miatt kiemelkedő, hiszen két fontos célt szolgál. Először is nevével, elérhetőségeivel, LinkedIn vagy más közösségi média profiljának linkjével és egyéb a kapcsolattartásban fontos adatokkal segít a HR-vezetőnek a dokumentum beazonosításában.
A fejléc másik feladata, vonzó formázási megoldásai révén, a figyelem felkeltése. Egy ügyvezetői pozíció esetében egyáltalán nem elhanyagolandó a levél megjelenésével közvetített üzenet. Úgy sugalljon tekintélyt és magabiztosságot, hogy megfeleljen a munkáltató arculatának is.
A szakasz célja: Nevének és elérhetőségeinek megjelenítése a dokumentum legtetején, ezzel megkönnyítve a HR-vezető számára a kapcsolatfelvételt. Vonzó és átgondolt formázási megoldásaival egyéni stílusának kifejezése, miközben megfelel a munkáltató arculat által támasztott igényeknek.
A kísérőlevél megszólítása rendkívül fontos a levélben használt barátságos és tiszteletteljes hangvétel megalapozásához. Ahogy azt már ebben a példában említettük, az üdvözlést a vállalattal, illetve a HR-osztállyal fennálló ismertsége és kapcsolata alapján érdemes megválasztani. Ha kétségei vannak a választás helyességét illetően, ne kockáztasson! Használja az egyszerű és hivatalos "Tisztelt" kifejezést, a címzett teljes nevével.
A szakasz célja: Személyes kapcsolat kialakítása a címzett nevének használatával és a vállalattal fennálló kapcsolatnak megfelelő üdvözlés kiválasztásával.
Bizonyos tekintetben a kísérőlevél legfontosabb szakasza a bevezetés. Ha itt nem sikerül kiemelkednie a többi jelentkező közül, a HR-vezető nagy valószínűséggel már az első bekezdés elolvasása nélkül tovább halad. Ügyvezetőként nem ez a biztonsági játék helye! Maradjon a hivatalos hangnem mellett, de mutassa be legmerészebb ötletét, a leginkább lenyűgöző eredményeit, vagy ami még jobb, egy magával ragadó történettel mesélje el az elképzelései nyomán megvalósult sikereket. A bemutatkozás maradjon tömör, így az olvasó nem veszíti el érdeklődését és tovább olvas.
A szakasz célja: Egy érdekes és lenyűgöző bevezető mondattal azonnal kiemelkedjen a többi jelentkező közül és az olvasót a levél további tartalmának elolvasására késztesse.
Az alábbiakban olvasható önéletrajz minta szövegben egy ügyvezető karrierállomásait foglaltuk össze.
Az elmúlt két évtizedben a szállítási üzletágban dolgoztam vezető beosztásban.
Ez idő alatt átéltem a mobil alkalmazások által vezérelt üzleti modellek előre törését, és az elsők között használtam a közösségi média csatornákat az ügyfelek megszólítására és a kapcsolatfelvételre. Amikor egy megbízható szolgáltatás jelenti az üzleti lehetőséget, az új ügyfelek csak akkor választják az Ön szolgáltatását, ha képes tudtukra adni mennyire nagyszerű is az.
A kísérőlevél törzsszövegében gondosan bemutathatja, miért Ön a tökéletes választás az adott ügyvezetői állás betöltésére. Csak néhány, valóban meggyőző érvet használjon és eredményeit minden esetben tényekkel és adatokkal is támassza alá. Ez a szakasz a megpályázott munkakörhöz kapcsolódó legjelentősebb tapasztalatait tartalmazza. Az úgynevezett STAR (Situation, Task, Action, Result) módszerrel mutassa be az adott helyzetet (Situation) és a megoldandó feladatot (Task), majd részletezze az alkalmazott műveleteket (Action) és ezek pozitív eredményeit (Result).
Egy ügyvezetői pozíció esetében a vállalat jövőjére vonatkozó elképzelései kiemelkedő jelentőséggel bírnak. Fennhéjázás és önhittség nélkül mutassa be ötletei és a vállalkozás fejlesztésre vonatkozó elképzeléseit.
A szakasz célja: A munkakörhöz leginkább kapcsolódó és legjelentősebb eredmények bemutatása a STAR módszer segítségével. A vállalat sikerét elősegítő ötletek és elképzelések ismertetése.
Az alábbi kísérőlevél példa szövegében láható, hogy a legjelentősebb eredmények kiemelésére felsorolást használtunk.
Épp jókor találtam rá a CMC Futár vállalatnál felszabadult vezető beosztásra, hiszen nemrégiben hagytam ott korábbi munkahelyemet és egy kis szünet után készen állok a visszatérésre. Minkét korábbi vezető beosztásomban teljes felelősséggel tartoztam az eredményekért, így közvetlen jelentéseket kaptam az értékesítés, a marketing, az üzemeltetés és a pénzügyi részlegektől.
A Wekerle Sándor Üzleti Főiskolán végeztem logisztika szakirányon, majd a Plus Sprinternél dolgoztam nyolc évig, ahol elsősorban az értékesítési és marketing osztályokon láttam el feladatokat és végigjártam a ranglétra minden fokát. Ezután az Express Gonál helyezkedtem el műveleti igazgatóként, ahol két év után egy vezetőségi kivásárlást követően kaptam meg az ügyvezetői pozíciót.
Úgy tudom, hogy a területi terjeszkedés áll első helyen növekedési terveikben és remélem, hogy hasznosnak találják tapasztalataimat. Egy új területen kulcsfontosságú a megfelelő marketing-megjelenés és szívesen megosztanám Önökkel a közösségi médiával kapcsolatos néhány trükkömet, amennyiben lehetőséget kapok egy személyes elbeszélgetésre.
A kísérőlevél összegzésének elsődleges feladata az olvasó felszólítása egy adott cselekmény végrehajtására. Ez a stratégia tulajdonképpen a vállalati ranglétra minden szintjén használható, viszont egy ügyvezetőnek különösen világosan ki kell fejeznie szándékait és elvárásait. Tájékoztassa az olvasót a munkakör iránti érdeklődéséről és kérjen egy személyes elbeszélgetést a HR-vezetőtől. A rendelkezésre álló hely függvényében itt ismét megadhatja elérhetőségeit. Ne felejtse el megköszönni az olvasó figyelmét és az esetleges lehetőséget.
Ezután zárja le a levelet az üdvözlésnek és a levél többi tartalmának megfelelő búcsúzással. A "Tisztelettel:", az "Üdvözlettel:" és a "Köszönettel:" mind megfelelnek erre a célra.
A szakasz célja: A HR-vezetőnek címzett egyértelmű és magabiztos kérés egy személyes állásinterjú megvalósítására. Hivatalos és a levél stílusának megfelelő lezárás.
Az alább olvasható kísérőlevél mintában használt összegzés kifejezi a jelentkező érdeklődést és egy felhívással zárul.
Vezetői csapatuk híres újító megoldásairól és ügyfélközpontú megközelítéséről. Nagy megtiszteltetés lenne számomra, ha együtt dolgozhatnék velük és segíthetném őket a vállalat továbbfejlesztésében.
Tisztelettel: Korniss Dávid