A legtöbb nagy vállalatnál a munkaerő-felvétellel a személyzeti osztály foglalkozik, így pályázata valószínűleg az egyik asztalról a másikra kerül. Éppen ezért, a kísérőlevél fejlécének legfontosabb feladata, hogy egyértelművé tegye kihez tartozik a dokumentum. A fejlécből az olvasó azonnal láthatja a elérhetőségi adatokat is. Ha a levelet postán küldi el, használja a hivatalos levelek fejlécét és adja meg postai címét is. Online jelentkezés esetén azonban csak a legfontosabb adatokat tüntesse fel, például telefonszámát és LinkedIn-profilja linkjét. A rendelkezésre álló helyen inkább próbálja meg meggyőzni a munkáltatót, hogy Ön a tökéletes választás a munkakör betöltésére.
Bár az üdvözlés csupán néhány szóból áll, rendkívül fontos feladata van a kísérőlevél megfelelő hangnemének megalapozásában. Mivel ügyfélszolgálaton dolgozó munkatársakat rengeteg különböző ágazatban alkalmaznak, az adott vállalatnál használt hangnem az irányadó. Ha kétségei vannak, a legtöbb esetben a "Kedves" megszólítás és a címzett teljes neve tökéletes megoldás. Ha a vállalat stílusa fiatalos, az "Üdv" is használható, különösen, ha a levelet e-mailben küldi el.
A kísérőlevél első bekezdése rendkívül meghatározó - az első mondat után a HR-vezető már el is dönti, hogy tovább olvas-e. Az unalmasan csengő "Azért írok, mert érdeklődni szeretnék a megüresedett ügyfélszolgálati munkakör..." helyett próbálja meg valamilyen érdekes elemmel feldobni a bevezetést. Egy leíró történet, egy merész kijelentés vagy egy figyelemfelkeltő bemutatkozás mind jó választás lehet. Ügyeljen arra, hogy a megfogalmazás maradjon szakszerű és ne tűnjön furcsának, viszont legyen kellően érdekes a levél további bekezdéseinek elolvasásához.
A kísérőlevél törzsszövegében részletesebben bemutathatja az adott vállalatnál megpályázott munkakör betöltéséhez szükséges kiváló tapasztalatait és képesítéseit. A szöveggel megmutathatja, hogy készségei és jelleme egyaránt hozzájárulnak az adott terméket vagy szolgáltatást támogató ügyfélszolgálati feladatok elvégzéséhez. Ennek érdekében említésre méltó eredményeinek bemutatásához használhatja az úgynevezett STAR (Situation, Task, Action, Result) módszert. Először röviden mutassa be az adott helyzetet (Situation) és a feladatot (Task), majd részletezze az alkalmazott műveleteket (Action) és ezek pozitív eredményeit (Result). Az ügyfélszolgálati munkakör esetében valószínűleg rengeteg helyzet közül válogathat. Érdemes egy gyakran előforduló nehézséget választania, melyet sikerült kivételes eredménnyel megoldania, vagy egy az adott vállalatnál is lehetséges, különös nehézségekkel járó helyzetet. Ha a törzsszöveg végül túl hosszúra sikerül vagy túl sok információt tartalmaz, nyugodtan feloszthatja két rövidebb részre. Az elsőben írjon korábbi eredményeiről és sikereiről; a második pedig szóljon az új vállalat ügyfélszolgálati feladatainak ellátásához szükséges készségeiről és képességeiről.
Eddig kiválóan haladt és sikerült komoly érveket felsorakoztatnia a pozíció betöltése mellett. Most elérkezett az ideje, hogy lezárja a levelet és elküldje a címzettnek. Az utolsó bekezdést egy felhívással vagy felszólítással zárja le. Az utolsó sor kifejezi a munkakör iránti elkötelezettségét és lelkesedését, valamint a HR-vezetőt hozzáértő módon kéri a kapcsolatfelvételre. Ebben a szakaszban akár elérhetőségi adatait is megadhatja. Ezután a vállalat és a munkakör stílusának megfelelően búcsúzzon el. Használja a "Tisztelettel:" vagy az "Üdvözlettel:", esetleg az "Üdv:" kifejezéseket.