A tudományos munkakör kísérőlevelének megfelelő formátumához jó szerkezeti felépítés, dizájnelemek és elrendezés szükségeltetik. A kísérőlevél ne legyen egy oldalnál hosszabb, és minden esetben tartalmazz az alábbi hat elemet:
A kísérőlevél fejléce az oldal legtetején elhelyezkedő, figyelemfelkeltő, de szemnek kellemes szakasz, mely tartalmazza a feladó nevét, foglalkozását, postai címét, telefonszámát és e-mail címét. Ha rendelkezik LinkedIn vagy más, a tudományos vagy szakmai eredményeit összefoglaló profillal, illetve weboldallal, azt is itt tüntetheti fel. A fejlécben nyílik lehetőség arra, hogy a levélnek egy stílusos külsőt válasszon, gondosan megválogatott betűtípusokkal, nyomdai elemekkel és elrendezéssel, esetleg kellően hangsúlyos színekkel. Fontos, hogy a levél első ránézésre, még egyetlen szó elolvasása előtt kellemes benyomást keltsen, és már megnyitásakor pozitív képi hatást váltson ki. A megfelelő fejléc megszerkesztéséhez további ötleteket talál kísérőlevél példánkban.
"Tisztelt Baranyai úr!", "Tisztelt Baranyai Gábor úr!" és "Tisztelt Baranyai Gabriella!" - ezek mind jó megoldásnak számítanak a kísérőlevél megszólításaként. Ezzel szemben a "Tisztelt Cím!" megszólítás nem igazán jó választás. Mindig próbáljon meg személyre szóló hangvételt megütni és a levelet címezze az adott álláspályázatért felelős személynek. Ha véletlenül már ismeri ezt a személyt, sőt esetleg jóban is vannak, keresztnevén is megszólíthatja. Ha nem tudja pontosan kinek írja a levelet, tegyen meg mindent annak érdekében, hogy kiderítse. Amennyiben ez az információ online nem áll rendelkezésre, hívja fel a munkáltatót és kérdezze meg. Az emberek szeretik saját nevüket olvasni, ráadásul sokkal valószínűbb, hogy választ kapunk egy levélre, ha egy konkrét személynek címezzük és nem egy egész vállalatot vagy részleget szólítunk meg.
Az első benyomást a kísérőlevél bevezetése adja, vagyis az első bekezdés, és mindenképpen jó képet kíván magáról festeni, igaz? Részletezze melyik állásra kíván jelentkezni és kezdésként egy lenyűgöző mondatban fejtse ki miért végzi kiválóan mintáját. A kísérőlevelek gyakran kezdődnek a pályázó szakmai tapasztalataival. Egy tudományos karrier esetében jó ötlet, ha megemlíti milyen diplomával rendelkezik és melyik intézményben végzett. Kezdje az erősségeivel, és próbáljon meg kialakítani egy olyan képet, melynek egyetlen személyzetis sem tudna ellenállni. Az alábbiakban tudományos munkakör betöltéséhez írt kísérőlevél példánkat találja.
A levél középső két-három bekezdésében, vagyis a törzsszövegben meg kell győznie az olvasót, hogy Ön a megfelelő személy az állás betöltésére. Részletesen írja le szakmai tapasztalatait és tudományos eredményeit. Lehetőség szerint említse meg annak az intézménynek a nevét, ahova jelentkezik és fejtse ki miért szeretne ott dolgozni. Kerülje az általánosan megfogalmazott kísérőlevél használatát, hiszen az bárkinek elküldhető. Ehelyett fogalmazzon meg egy kifejezetten a címzettnek írt levelet. Íme a tudományos munkakör kísérőlevél példánk törzsszövege:
Tisztelt Udvaros György úr!
Az ELTE Gazdaságtudományi Karán meghirdetett részmunkaidős egyetemi előadói munkakör ideális lehetőséget biztosítana számomra most, hogy a Debreceni Egyetemmel kötött megbízásom, illetve legutóbbi könyvem megjelenésére vonatkozó szerződésem lejárt.
Hét éven keresztül oktattam a Debreceni Egyetem Gazdaságtudományi Karán különböző közgazdasággal kapcsolatos tantárgyakat, elsősorban elsőéves diákokkal foglalkoztam. Ezt megelőzően tizenöt évig töltöttem be vezető pozíciót pénzügyi és technológiai területen, majd miután sikeresen részt vettem a Debreceni Egyetem MBA mesterképzésen, egy jelentős karrierváltással a tudományos területek felé fordultam és tanári végzettséget is szereztem. A felnövekvő generáció számára ismereteket közvetíteni éppoly izgalmas, mint bármely új termék vagy szolgáltatás bevezetése.
Az MBA képzés keretében gyakorlati tapasztalataim miatt szakterületként az ellátási láncokat és a beszerzési folyamatokat választottam, viszont képzéseket vezetek az eredménykimutatás kezelése, az előrejelzések, az egyesülési és felvásárlási stratégiák és a pénzügyi tervezés témáiban is. Két könyvem és több, mint harminc tanulmányom jelent meg mesterséges intelligenciának az üzletvezetésben elfoglalt szerepéről és harmadik könyvem jelenleg tervezés alatt áll. Szeretnék egy olyan intézmény tagja lenni, ahol a diákjaim szabadon csatlakozhatnak hozzám e gyorsan változó területet felfedező kalandjaimon.
Levelemhez mellékelem megjelent munkáim egy-egy példányát, valamint a könyveimről szóló néhány véleményt. Előadásaimat mindig valamilyen, a való életből merített példa köré építem fel. Évente több, mint 25 konferencián veszek rész előadóként, témáim elsősorban a legújabb iparági fejlesztéseket érintik. Örömömre szolgálna, ha személyesen is beszélhetnénk a pozíció nyújtotta lehetőségekről.
Tiszelettel:
Dobos Péter
Az összegzés, vagyis az utolsó bekezdés, alkalmas a levél lezárására és köszönetnyilvánításra is, és emellett tartalmazzon egy felhívást is, válaszadásra kérve az olvasót. Kifejezheti, hogy mindig elérhető a megadott kapcsolttartási adatok bármelyikén, hogy várja a választ, és hogy örülne egy személyes elbeszélgetésnek. Ültesse el a gondolatot az olvasó fejében, hogy mindenképpen reagáljon a levélre. Zárja le a levelet a "Tisztelettel:" vagy az "Üdvözlettel:" kifejezéssel, majd hagyjon ki egy kis helyet, gépelje le a nevét, ahogy azt az alábbiakban, a tudományos munkakör kísérőlevelének példájában láthatja. (Ha a kísérőlevelet elektronikus formában küldi el, nem szükséges aláírnia, bár, ha szükségét érzi megadhatja digitális aláírását.) Az alábbiakban tudományos munkakör betöltéséhez írt kísérőlevelünk lezárását találja.
Levelemhez mellékelem megjelent munkáim egy-egy példányát, valamint a könyveimről szóló néhány véleményt. Előadásaimat mindig valamilyen, a való életből merített példa köré építem fel. Évente több, mint 25 konferencián veszek rész előadóként, témáim elsősorbanabsorbancesorban a legújabb iparági fejlesztéseket érintik. Örömömre szolgálna, ha személyesen is beszélhetnénk a pozíció nyújtotta lehetőségekről.
Tiszelettel:
Dobos Péter
A kísérőlevél célja, hogy egyfajta személyes kapcsolatot építsen ki a személyzeti osztály vezetőjével. Bár egy hivatalos üzleti levélről van szó, egyfajta személyes hangvételt kell megütnie. Ez annyit jelent, hogy kifejtheti az álláskeresés személyes okait, valamint kiemelheti mi késztette arra, hogy az adott irányban képezze magát. Képzelje el, hogy Ön a HR-vezető, aki kézhez kapja a levelet. Szeretné megismerni a levél íróját? A levél fejezze ki szaktudását és legyen kellően magabiztos, viszont sehol se legyen arrogáns vagy önhitt. Próbáljon meg egyszerre szakszerű és szerethető maradni, miközben ne feledje, hogy senki sem akar olyan munkatársakkal dolgozni, akiket nem kedvel.