A kísérőlevél fejléce két fontos feladatot lát el. Elsőként a fejléc segíti a munkaerő-toborzók és a HR-munkatársak munkáját: segítségével könnyen beazonosítható a levél írója. Az érdekes vizuális megoldások és a magával ragadó tartalom együttese mit sem ér a könnyen elérhető személyes adatok nélkül. Így együtt azonban a HR-vezető nem csak emlékezni fog Önre, de azt is azonnal látja, hogyan érheti el. A közepes és nagyobb vállalatoknál a munkaerő-felvétellel általában egy egész részleg foglalkozik. A fejléccel azonban függetlenül az olvasó személyétől gyorsan kapcsolatban léphetnek Önnel egy személyes állásinterjú leszervezéséhez.
A fejléc másik feladata a levél választékos megjelenítése, mely megragadja a HR-vezető figyelmét, ráadásul a pályázatnak vonzó és hozzáértő külsőt kölcsönöz.
Kísérőlevele megszólítása (az üdvözlés) lehetőséget ad arra, hogy a HR-vezetővel egy személyesebb kapcsolatot alakítson ki. Ez roppant fontos a pályázat további sorsának alakulása szempontjából. A helyesen megválasztott üdvözlés éppoly fontos, mint a tiszteletteljes hangnem. Ez a kettő hozzájárul a sikeres kezdet megalapozásához.
Általánosságban elmondható, hogy a "Tisztelt" megszólítással és a címzett teljes nevének használatával nem nyúlhatunk mellé. Azonban, ha személyesen is ismeri a munkaadót vagy a vállalati kultúra egy kötetlenebb hangnemet részesít előnyben, nyugodtan választhatja a "Kedves" megszólítást és a viszonytól függően a vezetéknevet el is hagyhatja. Ha kétségei vannak, maradjon inkább a hivatalosabb verziónál.
A HR-vezetők általában rendkívül elfoglaltak, gyakran rengeteg beérkező pályázatot kell átnézniük. Kísérőlevelével ki kell emelkednie a többiek közül és ehhez már a legelső mondattal meg kell ragadnia az olvasó figyelmét. Szerencsére egy érdekes rövid történettel, ez izgalmas állítással vagy egy a témához illő ténnyel ez könnyen megoldható. Ügyeljen arra, hogy a történetek kellően rövidek maradjanak ahhoz, hogy ne untassák az olvasót és illeszkedjenek a levél törzsszövegének tartalmához.
A kísérőlevél középső szakaszában részletesen kitérhet a munkakörhöz kapcsolódó készségeire és képességeire, elért sikereire és karrierútja fontosabb állomásaira. Ezekkel mind az igazolja, hogy Ön a tökéletes jelölt a megpályázott állás betöltésére. Ez a kísérőlevél leghosszabb szakasza, ezért ha az könnyebbséget jelent a megfogalmazásban, nyugodtan feloszthatja két rövidebb részre.
Az első bekezdésben alkalmazza az úgynevezett STAR (Situation, Task, Action, Result) módszert: mutassa be az adott helyzetet (Situation) és a megoldandó feladatot (Task), majd részletezze az alkalmazott műveleteket (Action) és ezek pozitív eredményeit (Result). A megpályázott álláshoz leginkább köthető példákat sorakoztasson fel, ehhez jó kiindulási pontot nyújt az álláshirdetés szövege. Az is egy jó megoldás, ha az álláshirdetés alapjait követve egy általánosabb leírást ad karrierje alakulásáról. Mindenképpen adjon meg konkrétumokat még akkor is, ha úgy dönt, nem alkalmazza a STAR módszert.
A második bekezdésben írjon részletesebben figyelemreméltó készségeiről és tulajdonságairól, valamint bemutathatja a vállalat eredményeit javító elképzeléseit is.
Most, hogy már sikerült bemutatnia legeredményesebb oldalát, elérkezett a levél tiszteletteljes és pozitív hangvételű lezárásának ideje. Egy jól megválasztott felszólítással vagy felhívással nagyban növelheti a visszajelzés esélyeit. Ezzel a mondattal kifejezi az állás iránti lelkesedését és arra ösztönzi a munkaerő-toborzót, hogy lépjen kapcsolatba Önnel. A rendelkezésre álló hely függvényében itt ismét megadhatja elérhetőségeit.
Ezután a megfelelő elköszönéssel és aláírással lezárhatja a levelet. Az üdvözléshez hasonlóan, a munkaadóval meglévő viszonya, illetve a vállalati kommunikáció stílusa határozza meg milyen kifejezést érdemes választani. Általában a "Tisztelettel:", az "Üdvözlettel:" és a "Köszönettel:" mind megfelelnek erre a célra.