Egy logikus kísérőlevél formátummal gyakran sokkal könnyebb érvelni és történetet mesélni.
Az adminisztrátori munkakör pályázatához írt kísérőlevél tartalmazza az alábbi elemeket:
Az adminisztrátori munkakör pályázatához írt kísérőlevélnek tartalmaznia kell, hogyan segíti az irodai munkát. Könnyű magát "segítőkésznek" nevezni, viszont sokkal nehezebb részletesen elmagyarázni, hogyan képes higgadtan egyszerre több feladatot elvégezni, hogyan érti meg a többiek munkastílusát és miként igyekszik minél többet fejlődni és tanulni az adott területen. A bekezdés végén található kísérőlevél minta jól bemutatja ezt a megközelítést.
Az általános kísérőlevélre vonatkozó útmutató általános javaslatokat tartalmaz a kísérőlevél megfogalmazására vonatkozóan, viszont az alábbiakban konkrét tanácsokat adunk arra, hogyan növelheti a levél egyes bekezdéseinek hatékonyságát.
Tisztelt Keresztes Vanda!
Gyermekkorom óta szeretem, ha egyszerre több minden zajlik körülöttem.
Ha a Pick irodai asszisztenst keres, egész biztos, hogy a cél nem csupán annyi, hogy minden feladat elkészüljön, hanem az is alapfeltétel, hogy az eredmény megfeleljen a legmagasabb elvárásoknak. Ehhez gyakorlott szervezőképességre, gyors gondolkodásra és rendkívüli összpontosításra van szükség. Ötéves adminisztrátori tevékenységem során soha, egyetlen alkalommal sem késtem le határidőt és mindig elismerő visszajelzéseket kaptam munkám minőségét illetően. Egy irodai asszisztens nem csupán elvégzi az összes feladatot, de mindezt kiváló minőségben teszi.
Egy adminisztratív feladatokat ellátó asszisztenstől elvárás, hogy ismerje a legújabb technológiai eljárásokat, használja a vadonatúj kommunikációs módszereket és úgy ossza be idejét, hogy munkájával a lehető legtöbb embernek segíthessen. Hetente új bejegyzésekkel megjelenő, hatékonyságról szóló blogom 5500 feliratkozóval büszkélkedhet, így a legújabb elgondolások és gyakorlati megvalósításuk egyáltalán nem idegen számomra.
Kifejezetten örülök neki, ha egész nap elfoglalt vagyok. Ha gyors egymásutánban kapom a feladatokat, nem engedem, hogy bármelyik is kicsússzon a kezeim közül, csak ha már minden tőlem telhetőt megtettem. Irodai asszisztensként hozzáállásomban mások segítése áll az első helyen, és sokkal sikeresebbnek érzem munkámat, ha segíthetek a hiányzó darabkák helyre illesztésében.
Amennyiben minden képességgel rendelkezem a kiváló minőségű munkavégzéshez, nincs olyan feladat, amelyet ne vállalnék el. Ha esetleg nincs meg a szükséges tudásom, igyekszek fejlődni vagy segítséget kérek.
IHa úgy érzik, hogy munkámmal segíthetném a Pick csapatát, nagy örömömre szolgálna, ha kapnék egy lehetőséget. Remélem megbízható és értékes munkámmal hozzájárulhatok az adminisztrációs feladatokat ellátó csapat munkájához.
Üdvözlettel:
Pápai Dóra
Korábban a fejléc fontos részét képezte a postán küldött levél hivatalos címzésének. Manapság a legtöbb jelentkezések nagy részét online formában adják be, így a fejléc feladata a feladó azonosítása. Sok nagyobb vállalatnál a kísérőlevél az egyik asztalról a másikra vándorol. Fontos, hogy a fejléc tartalmazza a szükséges információkat, vagyis nevét, telefonszámát és egyéb olyan adatokat, melyek alapján a személyzeti vezető gyorsan és könnyedén kapcsolatba léphet Önnel.
A kísérőlevél bevezetőjének célja: A fontos kapcsolattartási információk közlése, egyszerűen. A figyelem felkeltése a levél iránt és emlékezetessé tétele a személyzeti osztály munkatársa számára.
Az üdvözlés egy rövid kifejezés, viszont az egyik legfontosabb eszköz annak kifejezésére, hogy pontosan érti jövendőbeli munkáltatója szakszerű hangvételét. Általános szabályként elmondható, hogy ha nem biztos abban, milyen hangnemet illene használnia, játsszon biztonsági játékot és válassza az udvariasabb megszólítási formákat, lehetőleg a HR-osztály vezetőjének nevével (már ha sikerült ezt az információt megszereznie). Azonban egyes esetekben a közvetlenebb megszólítás is válaszható, ezzel is kifejezve, hogy érzi a munkahely légkörét és jól be tudna illeszkedni. Az "Üdv" és hasonló kifejezések inkább csak akkor elfogadhatóak, ha a kísérőlevelet e-mail formájában továbbítja.
A kísérőlevél megszólításának célja: A levél tiszteletteljes bevezető kifejezése, mely a vállalat professzionális hangvételéhez igazodik.
Tisztelt Keresztes Vanda!
Irodai asszisztensként a kiváló kommunikáció és a hatékony ügyfélszolgálati munka az elengedhetetlen készségek közé tartozik. Kiváló képességeit már a levél kezdetén, egy barátságos és egyben figyelemfelkeltő bemutatkozás formájában kifejezésre juttathatja. Nincs egy egységes megközelítés, amely mindenkinél működik, de egy odaillő, mégis szakszerű történet vagy egy határozott kijelentés megadhatja az egész levél hangulatát. Emellett sokkal megelőzi a többi jelöltet, akik csupán érdeklődésüket fejezik ki az XYZ állás iránt.
A kísérőlevél bevezetésének célja: Az olvasó érdeklődésének felkeltése egy erős és érdekes bevezető mondattal, mely megalapozza a levél törzsszövegének hangulatát.
Jó példa lehet a párhuzamos feladatmegoldás leírása és az iránta érzett lelkesedés. Egy ilyen mondat nemcsak megalapozza a továbbiakat, de betekintést nyújt a levél írójának személyiségjegyeibe is.
A középső szakasz adja a kísérőlevél lényegét. Itt kaphat esély legjelentősebb eredményeinek, motivációinak és készségeinek bemutatására. Az adott helyzetet és körülményeket leíró, gyors példákon keresztül mindenképpen mutassa be elért sikereit, konkrétan mit tett és az milyen pozitív változásokhoz vezetett. Ebben a szakaszban részletesen kifejtheti önéletrajza elemeit és kellőképpen kidomboríthatja elkötelezettségét és készségeit. Megfelelő tempóban haladjon előre és pont annyi információt osszon meg, hogy felkeltse a személyzetis érdeklődését egy személyes elbeszélgetés egyeztetésére. Az alábbiakban egy kísérőlevél minta törzsszövegét találja, mely konkrét adatokkal éri el a kívánt hatást.
A kísérőlevél törzsszövegének célja: A legérdekesebb tapasztalatok részletes bemutatása, probléma-megoldási stratégiák megvitatása, az erősségek és a munkastílus ismertetése.
A kísérőlevelet mindenképpen egy pozitív gondolattal zárja le, mely hatásosan adja meg a választ az alábbi kérdésre: "Mit tud ez a személy hozzátenni a vállalathoz?" Az összegzés egyik fontos eleme a felhívás, illetve a javaslattétel. Ezzel a mondattal megkéri a HR-vezetőt, hogy vegye fel Önnel a kapcsolatot, sőt, ha szeretné, még ennek módját is megadhatja. Vidám és magabiztos képet fessen magáról, de ne legyen túl tolakodó. Ezután zárja le a levelet a megfelelő búcsúzással. A "Tisztelettel:" és az "Üdvözlettel:" kifejezések minden esetben kiválóan működnek.
IHa úgy érzik, hogy munkámmal segíthetném a Pick csapatát, nagy örömömre szolgálna, ha kapnék egy lehetőséget. Remélem megbízható és értékes munkámmal hozzájárulhatok az adminisztrációs feladatokat ellátó csapat munkájához.
Üdvözlettel:
Pápai Dóra