A kísérőlevél fejléce két fontos feladatot lát el. Elsőként segít azonosítani a dokumentumot. Ez különösen fontos egy nagyobb személyzeti osztály esetében, ahol a pályázatokat többen is átnézik (ez jellemző a nagyobb kórházakban és egészségügyi központokban). A fejléc biztosítja, hogy az olvasó minden esetben pontosan tisztában legyen a pályázó nevével és gyorsan, könnyedén behívhassa személyes elbeszélgetésre. A fejlécen megjelenő információk segítségével a HR-vezető nem csupán emlékezni fog Önre, de a kísérőlevél tartalmával is összeköti.
A fejléc másik fontos szerepe a legfontosabb adatait kiemelő vonzó képi megjelenítés, amivel levele megkülönböztethető a többi, egyszerű pályázattól.
A megfelelő megszólítással személyes kapcsolatot alakíthat ki az olvasóval és már a kezdetektől megalapozza a tiszteletteljes hangnemet. Bár a levél ezen része valóban rövid, itt sem szabad elhanyagolni a részleteket! Ha megoldható, az olvasót a megfelelő üdvözlési formával és a nevével szólítsa meg. Legáltalánosabban elfogadott megszólítás a "Tisztelt" kifejezés. Ez alól természetesen kivétel, ha személyesen ismeri a HR-vezetőt, hiszen ilyenkor nyugodtan használhatja a "Kedves" formát.
A nyitó mondat stílusa és érdekes tartalma határozza meg, hogy a HR-vezető mennyi figyelmet szán a levél többi részének. Mindenképpen kerülje a pimasz vagy az elbizakodott megfogalmazást, viszont egy unalmas kezdés sem tesz jót a pályázat további sorsának. Szerencsére, a témához kapcsolódó rövid történettel vagy érdekes statisztikai adatokkal nem nehéz felkelteni az olvasó figyelmét. A felhozott példa legyen rövid és illeszkedjen a levél központi eleméhez, könnyedén kösse át a törzsszöveghez.
Itt végre bemutathatja a munkakör betöltéséhez elengedhetetlen készségeit, képességeit és ismereteit. A törzsszövegben részletesen kifejtheti mely kulcsfontosságú elemektől lesz Ön a tökéletes választás. A fogalmazás és a levélírás leegyszerűsítéséhez ezt a szakasz két rövidebb részre is bonthatja.
Az első bekezdésben az úgynevezett STAR (Situation, Task, Action, Result) módszerrel bemutathatja eredményeit és karrierje fontos állomásait. Elsőként írja le az adott helyzetet (Situation) és a feladatot (Task), majd részletezze az alkalmazott műveleteket (Action) és ezek pozitív eredményeit (Result). A munkakör álláshirdetésében hasznos kapaszkodókat találhat a legeredményesebb példák ismertetéséhez.
A második bekezdésben részletesen leírhatja a munkakör betöltéséhez fontos készségeit és javaslatokat tehet arra, hogyan használhatják ezeket az új munkakörnyezetben.
Most, hogy az állás megszerzéséhez bemutatta legjobb oldalát, itt az ideje, hogy röviden összegezze a levelet és kíváncsivá tegye az olvasót. Ennek az egyik módja valamilyen felszólítás alkalmazása. Ezzel a mondattal kifejezi az állás iránti lelkesedését és arra ösztönzi a munkaerő-toborzót, hogy lépjen kapcsolatba Önnel. A rendelkezésre álló hely függvényében itt ismét megadhatja elérhetőségeit.
Ezután a megfelelő elköszönés kiválasztásával zárja le a levelet. A "Tisztelettel:", az "Üdvözlettel:" és a "Köszönettel:" mind megfelelnek erre a célra.