A kísérőlevek az alábbi szerkezeti elemeket tartalmazzák:
A legtöbb kísérőlevél esetében elegendő, ha 200-400 szót fogalmaz meg, egyetlen oldalon. A levél célja az állás célkitűzéseinek meghatározása és egy kiemelkedő pályázó tapasztalatainak, képesítéseinek és készségeinek bemutatása.
Az önéletrajz és a kísérőlevél elemei között lesz bizonyos mértékű átfedés. De miközben az önéletrajz a munkavégzéshez kapcsolódó előzmények száraz, tényszerű felsorolása, egy kísérőlevél elegendő mozgásteret biztosít személyisége, ösztönzői és szenvedélyei kifejezésére. És ez jelentősen befolyásolhatja az álláspályázat sikerét.
Egyes munkáltatóknál előfordulhat, hogy kizárólag önéletrajzot kérnek és a használt álláspályázat-figyelő rendszerük nem is engedi a kísérőlevél feltöltését. Tartsa tiszteletben ezt a kérést, viszont ha kifejezetten nem kérik mellőzését, minden jelentkezéshez mellékeljen kísérőlevelet is. Sőt, a legtöbb munkáltató a kísérőlevél hiányát is megnevezte, mint a pályázók elutasításának egyik okát.
Az alábbi cikkben a kísérőlevél összeállítására vonatkozó általános érvényű és részletes tanácsainkat olvashatja. Nézzük meg közelebbről, hogy egy gyógyszerész munkakör esetében hogyan érdemes a levél egyes elemeit felépítenie.
Az alábbi, gyógyszerészek számára megfogalmazott kísérőlevél példa jó kiindulási pont lehet saját pályázata elkészítéséhez:
Tisztelt Füredi József úr!
Közel huszonöt éve dolgozom forgalmas gyógyszertárak vezetőjeként, viszont szeretnék visszatérni az eredeti munkakörömhöz és gyógyszerészként helyezkednék el. Ezzel nem csupán az ügyfelekhez kerülhetnék közelebb, de széleskörű tapasztalataimat is jobban hasznosíthatnám.
Számos jelentős üzemeltetői és kiskereskedelmi rendszerben dolgoztam, együttműködve a gyógyszergyártó cégekkel és a szállítókkal. A vonatkozó szabályozásokat minden esetben tökéletesen betartottam. Minden hatósági ellenőrzésen sikeresen megfeleltem, valamint részt vettem a gyógyszertári környezet értékelését vizsgáló tesztprogramban. Legutóbbi munkakörömben az általam bevezetett üzemeltetési és klinikai fejlesztéseknek köszönhetően 60%-kal csökkent az ügyfélpanaszok száma.
Úgy vélem, hogy az Önöknél meghirdetett állás esetében nagy hangsúlyt fektetnek a közösség egészségügyi tájékoztatására és az érdekképviseletre. A Kígyó gyógyszertában végzett munkám során öt éven keresztül elsősorban a védőoltásokkal foglalkoztam, mely feladatot rendkívül szívesen láttam el. Három év alatt sikerült ezen a területen 145%-kal növelnem a bevételt, és pontosan tisztában vagyok vele, milyen módszerekkel lehet hatásosan közvetíteni az ügyfelek felé a kívánt mondanivalót.
Rengeteg gyógyszertári alkalmazottnak segítettem az évek során és az Önök kollégáinak is tapasztalt és támogató munkatársa lehetnék – miután a Kígyó gyógyszertában vezetővé neveztek ki, 22%-kal több munkatársunkat sikerült megtartani. Fontosnak tartom, hogy egy gyógyszerész biztos legyen tanácsaiban és pontos információkkal rendelkezzen a kiadott gyógyszerekről. Mindenki szívesen veszi, ha meghallgatják panaszait. Ami a munkakör kihívásait illeti, az alábbi tapasztalatok előnyömre válhatnak:
Tisztában vagyok vele, hogy a munkakörhöz kissé túlképzettnek tűnhetek, viszont szeretnék visszatérni az alapokhoz és ez sokkal fontosabb
számomra, mint egy gyógyszertári vezetőként betöltött pozíció. Ismerem vállalatuk szellemiségét és szívesen megbeszélném Önökkel, hogyan lehetnék segítségükre.
Tisztelettel: Bokor László
Nyilvánvaló okokból kifolyólag, a kísérőlevél fejléce az orvosok által felírt receptekhez hasonlóan a nevet és az elérhetőségeket tünteti fel. A fejléc a kísérőlevél azon része, ahol megadhatja nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét; ezek az adatok egyből a levél tetején jelennek meg. Amennyiben a munkaadó érdekesnek találja a levél tartalmát, fontos, hogy a jelentkezőt a lehető legegyszerűbben elérhesse.
Emellett a fejlécben egyedi dizájnelemek megjelenítésére is lehetőség nyílik - feldobhatja pár színesebb elemmel, sőt a fényképét is ide illessze be. A fejléc és a szöveg között hagyjon elegendő szabad helyet, ezzel a dokumentum a szemnek kellemes, könnyebben olvasható hatást kelt.
Az üdvözlés, vagy másnéven megszólítás, a levél fejléc alatt található, "Tisztelt Xxxxxxxx!” sora. Egyes álláspályázatok esetében elfogadható a "Kedves" vagy az "Üdv" kifejezés a címzett nevével kombinálva, viszont kerülje a túl közvetlen megfogalmazást. Végtére is a címzett dönti el, ad-e esélyt a következő lépésre.
Általánosságban elmondható, hogy minden esetben az illetékes személynek címezze a levelet. Előfordulhat, hogy a HR-vezetők nem szívesen fedik fel kilétüket. Ilyen esetekben egy általánosabb megszólítást kell választania, mint például a "Tisztelt Humánerőforrás-vezető!" vagy a "Kedves (Vállalat neve) HR-csapat!", illetve bármely ezekhez hasonló megoldást.
Mindenki szívesen olvassa saját nevét leírva. Ráadásul a címzett nevének használatával kifejezi, hogy ügyel a részletekre, vette a fáradtságot, időt és energiát szánt a név kiderítésére.
Kísérőlevél példánkban használjuk a címzett nevét, ehhez azonban egész biztosan tudnia kell kinek ír.
A kísérőlevél üdvözlésének célja: A beszélgetés hivatalos, egyben szívélyes és személyes hangnemének megalapozása.
A levél talán legfontosabb eleme az első bekezdés, hiszen ez az első benyomás Önről és meghatározza a továbbiakat. Ha a kezdés nem sikerül jól, onnan nehéz visszajönni.
Egy-két mondatban foglalja össze az állással kapcsolatos céljait és írjon egy rövid összefoglalást eddigi tapasztalatairól és a munkakör betöltéséhez szükséges végzettségeiről. A megfogalmazás legyen merész, mégis szakszerű; magabiztos, de nem arrogáns. Egy figyelemfelkeltő kezdéssel ragadja magával az olvasót és ösztönözze a levél többi bekezdésének elolvasására.
Az alábbiakban olvasható kísérőlevél mintában a jelentkező részletesen elmagyarázza, miért szeretné elnyerni az állást.
A kísérőlevél bevezetésének célja: A HR-vezető figyelmének felkeltése érdekes információk ismertetésével; ösztönzés a teljes levél elolvasására. A legfontosabb mondanivaló igazítása a meghirdetett munkakörhöz.
Közel huszonöt éve dolgozom forgalmas gyógyszertárak vezetőjeként, viszont szeretnék visszatérni az eredeti munkakörömhöz és gyógyszerészként helyezkednék el. Ezzel nem csupán az ügyfelekhez kerülhetnék közelebb, de széleskörű tapasztalataimat is jobban hasznosíthatnám.
Ha a kísérőlevél bevezetését tekinthetjük az előételnek, a törzsszöveg a főfogás. A levél ezen szakasza tartalmazzon két-három, a pályázó alkalmasságát alátámasztó, meggyőző bekezdést.
A kísérőlevél törzsszövegében mutassa be gyógyszerészként szerzett munkatapasztalatait - ne csupán arról írjon, hogy hol és mennyi ideig dolgozott, hanem említse meg az adott állásokhoz kapcsolódó eredményeit is. Használjon minél több tényt és adatot! Ha számszerűsítheti a kiadott receptek, a segítséget kérő betegeket vagy a kiszolgált vásárlók mennyiségét, ne habozzon!
Bemutathat egy, a munkája során megtörtént érdekes történetet is, a lényeg, hogy a középpontban egy kiemelkedő eredmény álljon. Írjon olyan esetekről, mikor sikerült a recepten egy jelentős hibát azonosítania, vagy mikor munkatársai beteget jelentettek és egész nap egyedül kellett helytállnia a gyógyszertárban. A jó történeteket mindenki szívesen olvassa.
Karrierje jelentős állomásának említése mellett, a kísérőlevél szövegtörzsében mutassa be végzettségét, engedélyeit és tanúsítványait is. Sőt, nagyobb általánosságban véve, beszélhet vágyairól, törekvéseiről, különleges készségeiről; lényegében bármiről, ami köthető a megpályázott munkakörhöz.
A kísérőlevél törzsszövegének célja: Erényeinek kiemelése; a munkáltató számára előnyös tulajdonságainak kiaknázási lehetőségeinek bemutatása.
Az alábbiakban olvasható kísérőlevél minta közvetlenül a vállalat küldetését célozza meg, bemutatva a levél írójának a küldetés elősegítésére alkalmas képességeit.
Számos jelentős üzemeltetői és kiskereskedelmi rendszerben dolgoztam, együttműködve a gyógyszergyártó cégekkel és a szállítókkal. A vonatkozó szabályozásokat minden esetben tökéletesen betartottam. Minden hatósági ellenőrzésen sikeresen megfeleltem, valamint részt vettem a gyógyszertári környezet értékelését vizsgáló tesztprogramban. Legutóbbi munkakörömben az általam bevezetett üzemeltetési és klinikai fejlesztéseknek köszönhetően 60%-kal csökkent az ügyfélpanaszok száma.
Úgy vélem, hogy az Önöknél meghirdetett állás esetében nagy hangsúlyt fektetnek a közösség egészségügyi tájékoztatására és az érdekképviseletre. A Kígyó gyógyszertában végzett munkám során öt éven keresztül elsősorban a védőoltásokkal foglalkoztam, mely feladatot rendkívül szívesen láttam el. Három év alatt sikerült ezen a területen 145%-kal növelnem a bevételt, és pontosan tisztában vagyok vele, milyen módszerekkel lehet hatásosan közvetíteni az ügyfelek felé a kívánt mondanivalót.
Rengeteg gyógyszertári alkalmazottnak segítettem az évek során és az Önök kollégáinak is tapasztalt és támogató munkatársa lehetnék – miután a Kígyó gyógyszertában vezetővé neveztek ki, 22%-kal több munkatársunkat sikerült megtartani. Fontosnak tartom, hogy egy gyógyszerész biztos legyen tanácsaiban és pontos információkkal rendelkezzen a kiadott gyógyszerekről. Mindenki szívesen veszi, ha meghallgatják panaszait. Ami a munkakör kihívásait illeti, az alábbi tapasztalatok előnyömre válhatnak:
Az utolsó bekezdésben röviden foglalja össze a bevezetésben és a törzsszövegben leírt információkat, majd zárja le egy felszólítással. Például, megkérdezheti, hogy a következő héten telefonálhat-e az állásinterjú miatt, vagy legalább jelezze, mennyire számít a válaszra.
Búcsúzzon el a megszokott "Tisztelettel:" köszönéssel és írja alá teljes nevét. A tényleges, kézzel írott aláírás csak a kinyomtatott leveleknél szükséges (még ebben az esetben is érdemes átgondolnia, hogy az aláírás hozzáad a dokumentum vizuális elemeihez, vagy jobb lenne mellőzni).
Kísérőlevél mintánk szövege a HR-vezető esetleges kérdéseire ad választ, majd a levél írója elbúcsúzik.
A kísérőlevél lezárásának célja: Az állásinterjú iránti érdeklődés kifejezése, valamint a HR-vezető emlékeztetése a pályázó előnyös képességeire.
Tisztában vagyok vele, hogy a munkakörhöz kissé túlképzettnek tűnhetek, viszont szeretnék visszatérni az alapokhoz és ez sokkal fontosabb
számomra, mint egy gyógyszertári vezetőként betöltött pozíció. Ismerem vállalatuk szellemiségét és szívesen megbeszélném Önökkel, hogyan lehetnék segítségükre.
Tisztelettel: Bokor László