Az adminisztratív munkakörben talán a legfontosabb a rendezettség és a szervezettség. Mutassa meg képességeit egy megfelelően megformázott kísérőlevéllel. A motivációs levél tartalmazza az alábbiakat:
Bár a levél fentiekben felsorolt részei egységesek, tartalmuk egyáltalán nem az. Mielőtt nekilát, gondolja végig, mely cégekhez szeretne jelentkezni. Tudjon meg minél többet a vállalat kultúrájáról és küldetéséről. Ha lehetséges, tájékozódjon arról, hány emberrel dolgozna együtt. Mindez az információ hozzájárul a megfelelő hangvétel kiválasztásához és a közvetíteni kívánt üzenet megfogalmazásához.
A kísérőlevelek egyedi dokumentumok
Mit értünk ezalatt? Tulajdonképpen nem egyetlen levelet fogalmaz meg, hanem több variációt ugyanarra a témára. Hogy miért? Ennek két fő oka van:
Mielőtt benyújtja jelentkezését, olvassa el a kísérőlevelet és igazítsa tartalmát az adott munkáltató igényeihez és elvárásaihoz.
A kísérőlevelek írásához rendelkezésre álló átfogó útmutató kiváló megoldás általános tanácsok tekintetében, viszont az alábbiakban azt is megtudhatja, hogyan lehet az egyes bekezdéseket és a levél egészét megfelelően összeállítani.
Hozza ki a legtöbbet az adminisztratív munkakör betöltéséhez írt kísérőlevél dizájnelemeiből! A adminisztratív feladatokat ellátó munkatársaknak mindig, minden esetben meg kell őrizniük hidegvérüket. Egy letisztult, de vonzó fejléccel már első pillantásra ezt a képet festheti magáról.
Ez a fejléc vitathatatlan előnye, amellett, hogy itt jelennek meg kapcsolattartási adatai. Ide kerül olvasható betűkkel a neve, e-mail címe és a telefonszám, melyen elérhetik.
Annak ellenére, hogy a fejléccel fel szeretné hívni magára a figyelmet, fontos, hogy minden adat olvasható formában jelenjen meg. Ne gördítsen felesleges akadályokat kitűzött céljai elé! A kísérőlevél célja, hogy sikerüljön időpontot kapnia egy állásinterjúra. Könnyítse meg a személyzetisek dolgát!
Szakértői Javaslat: Ne utasítsa el a telefonos előinterjú, illetve a videós megbeszélés lehetőségét sem. Ezekre készüljön fel ugyanúgy, mintha személyes interjún venne részt. A telefonos megbeszélés nagy előnye, hogy nem kell kiöltöznie és a beszélgetés közben nyugodtan jegyzetelhet.
A szakasz célja: Egy rendezett, szakértő munkatárs képének kialakítása, valamint a kapcsolattartási adatok megadása, vezető helyen.
Bár az adminisztratív munkakörhöz írt kísérőlevél üdvözlő szövege csupán néhány szóból áll, nagy jelentőséggel bír. Hogy miért? Az emberek szívesen veszik, ha a nevükön szólítják őket. "Minden embernek egész anyanyelvéből a saját neve hangzik a legédesebben és ez a legfontosabb" - jegyezte meg egy alkalommal a személyiségfejlődésben jártas Dale Carnegie.
Ezért kezdje kísérőlevelét a személyzeti osztály vezetőjének nevével, vagy ha ezt nem találja, használja jövendőbeli főnöke nevét. Hacsak nem teljesen biztos abban, hogy a cég a tegeződést részesíti előnyben, kezdje a levelet a hivatalosabb "Tisztelt ...!" megszólítással. Többször is ellenőrizze le, hogy a nevet és a megszólítást jól írta-e.
Amennyiben nem találja a munkaerőfelvételért felelős személy nevét, a "Tisztelt Cím!" megszólítás is megteszi. A "Kedves _____ csapat!" is elfogadható lehet, már amennyiben ez illik az adott cég vállalati kultúrájához.
Kísérőlevél mintánkban maradtunk a "Tisztelt ....!" megszólítás mellett, hiszen egy ilyen hagyományos megszólítási formával nem igazán lehet hibázni.
A kísérőlevél üdvözlésének célja: Próbálja meg megtudni a személyzeti vezető nevét és használja a megszólításban, így már a levél elején egy személyesebb hangvételt üthet meg.
Az adminisztratív munkakör feladatai folyton változnak. Manapság a mestereséges intelligencia segítségével sok, korábban kézzel végzett feladat megoldható. Az adminisztratív munkakörhöz használt kísérőlevél bevezetője akkor hatásos, ha sikerül kiemelnie, melyek azok, az MI használatával nem megoldható feladatok, melyeket Ön viszont el tud végezni.
Az ügyfélkövetés, a programozási készségek, az alkalmazkodás az irodában dolgozók személyiségéhez és a feladatok rangsorolása, de még adatok értelmezése is olyan készségek, amiket mesterséges intelligenciával nem lehet megoldani, mutat rá a FastFuture. Elsősorban ezekre a magas szintű készségekre helyezze a hangsúlyt, valamint mutassa meg, hogy hajlandó fejlődni és tanulni. Csupán erre a kérdésre kell megadnia a választ: "Miért Önt alkalmazzam?" Világosan fejezze ki, hogy sokkal többre képes, mint a telefonhívások fogadása, vagy a találkozók időpontjának egyeztetése.
Amennyiben a levélnek ezen részében nem sikerül meggyőznie a HR-munkatársat arról, milyen sokat hozzá tud tenni a csapat munkájához, jelentkezése nem lesz sikeres.
A kísérőlevél bevezetőjének célja: Emelje ki magasszintű készségeit, melyek a csapat nélkülözhetetlen tagjává tehetik.
A bevezetővel sikerült lenyűgöznie az olvasót, most viszont az írottakat karrierje példáival alá is kell támasztania. Magyarázza el, miért szeretné megkapni az adott állást, majd karrierje sikereivel mutassa be: nem csupán zökkenőmentes irodai munkára képes, de hozzájárul a fejlődéshez és szívesen vállal új feladatokat is.
Mikor összeállítja karrierje legnagyobb eredményeit, olyan helyzeteket mutasson be, ahol rövid időn belül, rengeteg feladatot kellett megoldania és ha ez nem sikerül, az teljes zűrzavart okozott volna az irodában! Nem kell túlzásokba esnie, de mindenképpen mutassa meg, hogy higgadtan képes kezelni még a legnehezebb helyzeteket is.
A felsorolás kiváló módja a fontos sikerek kiemelésének: Helytakarékos (elhagyhatja a felesleges töltelékszöveget, mint "a legutóbbi munkahelyemen" és a fontos tevékenységekre helyezheti a hangsúlyt), valamint könnyen áttekinthető.
A kiválasztott történteken és a nyelvezeten keresztül próbálja megmutatni személyiségét. Ne feledje, hogy a levél törzsszövegében lehetőség nyílik részletesen kifejteni és adatokkal alátámasztani azt, amit önéletrajzába már nem sikerült belesűríteni.
Olvassa el lenti kísérőlevél mintánkat, amiben egy példáját láthatja a hatásos törzsszövegnek.
A kísérőlevél törzsszövegének célja: Megerősíti a HR-munkatársban az Önről kialakult, a párhuzamos feladatmegoldásban jártas, nagy nyomás alatt is higgadtan dolgozó munkavállaló képét, miközben megcsillantja személyiségét is.
Egy emlékezetes, adminisztratív munkakörhöz írt kísérőlevél lezárása semmi kétséget nem hagy a személyzetis munkatársban arról, hogy érdemes Önt behívnia egy személyes elbeszélgetésre. Legyen magabiztos afelől, hogy az irodában irányítani tudja a teendőket és mindenki számára megkönnyíti majd a munkahelyi életet.
Ismételje meg miért lenne Ön a legmegfelelőbb az állás betöltésére. Majd, ezt egészítse ki egy személyesebb utalással. Próbálja meg részletesen kifejteni miért szeretne az adott vállalatnál dolgozni (nem baj, ha dicséri a céget, de azért ne essen túlzásba), vagy emelje ki, milyen elégedettséget érez egy jól elvégzett feladat kapcsán. Hagyjon nyitott kérdéseket, így fenntartja az érdeklődést egy személyes interjúra.
A levelet zárja le egy tiszteletteli kéréssel, melyben személyes elbeszélgetést kér, majd a "Tisztelettel:" vagy "Üdvözlettel:" lezárást követően írja alá a levelet.
A szakasz célja: Emlékeztesse az olvasót miért olyan kiváló jelölt és kérjen személyes interjút.
Szeretem a rendezettséget, elsősorban emiatt kezdtem el az adminisztráció területén dolgozni és igyekszem magam tovább képezni. Fontosnak tartom a megszerzett tudást, így minden tőlem telhetőt megteszek, hogy megbízható támasz legyek. Szeretném kiemelni, hogy pontosan tudom milyen fontos szerepet tölt be egy adminisztratív munkatárs – jogász csapatuknak egy olyan segítőre van szüksége, aki értékeli a jogi eljárások árnyalatnyi különbségeit.
Remélem lehetőséget kapok egy személyes elbeszélgetésre és szeretném bővebben megismerni a munkakörrel kapcsolatos elvárásaikat. Várom mielőbbi válaszukat.
Üdvözlettel:
Mester Edina
Kulcsszavak